पेशेवरहरूको लागि ईमेल नियमहरू

Netiquette तपाईंले थाहा पाउनु पर्छ

जब प्रत्येकले कम्तिमा केहि व्यवसायिक संचारहरूको लागि प्रत्येक महिनाको प्रयोग गर्दछ, हामीमध्ये केहिले हाम्रो व्यावसायिक कार्य गर्न दैनिक उपकरणको रूपमा ईमेल प्रयोग गर्नेछ। हामी ईमेलहरू प्रयोग गर्न ग्राहकहरू, समूहहरू, शत्रुहरू, र सम्भावित नयाँ टायरहरू वा सम्भावना नयाँ नियोक्ताहरूसँग संवाद गर्न प्रयोग गर्नेछौं। र हो, यो मान्छेले हामीलाई स्पष्ट र व्यावसायिक लिखित सन्देश शिल्प गर्ने क्षमताले न्याय गर्नेछ।

इमेल शिष्टाचार, वा 'netiquette', वर्ल्ड वाइड वेब को 27 वर्ष को लागी भएको छ। Netiquette तपाईंको ईमेलमा कसरी आदर र क्षमता देखाउनको लागि व्यापक रूपमा स्वीकृत दिशानिर्देशहरूको एक सेट हो। दुर्भाग्यवश, त्यहाँ मानिसहरू छन् जसले व्यापार सेटिङहरूको लागि ईमेल नेटक्रेट सिक्न समय कहिल्यै पाएनन्। अझ पनि खराब: त्यहाँ मानिसहरू हुन् जुन पाठ सन्देशको ढीला र अनौपचारिक शैलीसँग ईमेल नेटकोप्टरलाई भ्रमित पार्छ।

खराब गरी तयार गरिएको ईमेललाई तपाईंको विश्वसनीयतालाई ग्राहक वा उच्च वा एक संभावित नियोक्तासँग मार्न नदिनुहोस्। यहाँ इमेल नेटक्रेट नियमहरू छन् जसले तपाईंलाई राम्रोसँग सेवा गर्नेछ, र कार्यस्थलमा तपाईंलाई शर्मिन्दा सुरक्षित गर्दछ।

01 को 10

इमेल पठाउनु अघि अन्तिम कुराको रूपमा ईमेल ठेगाना सम्मिलित गर्नुहोस्।

यो काउन्टर सहज लाग्छ, तर यो उत्कृष्ट रूप हो। ईमेल हेडर (es) मा ईमेल हेडरमा थप गर्नु अघि तपाईं आफ्नो लेखन र प्रमाणीकरणको धेरै अन्त्य सम्म पर्खनुहोस्। यस प्रविधिकोले तपाईंको सामाग्री र प्रमाणपत्र समाप्त गर्नु अघि गल्ति पनि छिटो सन्देश पठाउन तपाईंलाई शंका गर्दछ।

यो एक लामो इमेलको लागि विशेष रूपमा छ जुन ग्राहकसँग प्रश्न प्रस्तुत गर्न जस्ता संवेदनशील सामग्री छ, जस्तै ग्राहकको प्रश्नलाई जवाफ दिन्छ वा तपाईंको टोलीमा खराब समाचारहरू संवाद गर्दछ। यी घटनाहरूमा, तपाईंको ठेगाना इकट्ठा गर्न र आफ्नो दिमागमा आफ्नो शब्दहरु को पुनरुत्थान गर्न को लागि केहि समय को लागी तपाईंको ईमेल बाट टाढाको बेलामा ईमेल ठेगाना स्थगित गर्दा सुरक्षा थप्दछ।

यदि तपाईं ईमेलको जवाफ दिइरहनुभएको छ, र तपाईंले सामग्रीलाई संवेदनशीलता पाउन विचार गर्नुहुन्छ, त्यसपछि तपाइँलाई पठाउनको लागि तैयार नभएसम्म अस्थायी रूपमा प्राप्तकर्ता इमेल ठेगाना मेटाउनुहोस्, र त्यसपछि ठेगाना ठेगाना थप गर्नुहोस्। तपाईंले वैकल्पिक रूपमा नोटप्याड फाइल वा OneNote पृष्ठमा प्राप्तकर्ताको इमेल ठेगाना कट-र-टाँस्न सक्नुहुनेछ, इमेल लेख्नुहोस्, र त्यसपछि इमेल ठेगाना कट-पे-पेस्ट गर्नुहोस्।

यसमाथि विश्वास गर्नुहोस्: लेखकको रूपमा एक रिक्त ई-मेल ठेगाना रेखाले तपाईंलाई एक दिनको दुखाइलाई बचाउनेछ!

02 को 10

ट्रिपल चेक कि तपाईंले सही व्यक्ति इमेल गर्दै हुनुहुन्छ।

यदि तपाइँ ठूलो कम्पनी वा सरकारी विभागमा काम गर्नुहुन्छ भने यो महत्त्वपूर्ण छ। जब तपाईं 'माइक' वा 'हिटर' वा 'मोहम्मद' मा एक संवेदनशील इमेल पठाउनुहुन्छ, तपाईंको ईमेल सफ्टवेयरले भविष्यवाणी तपाईको लागि पूर्ण ठेगाना टाइप गर्न चाहन्छ। यी जस्तै लोकप्रिय नामहरू तपाईंको कम्पनीको ठेगाना पुस्तकमा धेरै नतीजा हुनेछन्, र तपाईले गल्तिलाई पछि तपाइँको उपाध्यक्षमा वा लेखांकनमा व्यक्तिहरूलाई गोपनीय जवाफ पठाउन सक्नुहुनेछ।

माथि 1 1 netiquette नियमको लागि धन्यवाद, तपाइँ अन्तमा सम्बोधन गर्दै छोड्नुभएको छ, त्यसैले प्राप्तकर्ताको इमेल ठेगाना ट्रिपल जाँच गर्न अघि तपाईंको अन्तिम चरणको रूपमा सजिलै जानुपर्छ!

03 मध्ये 10

'जवाफ दिनुहोस् सबैलाई', विशेष गरी ठूलो कम्पनीमा।

जब तपाईं दर्जनौं व्यक्तिहरूलाई प्रसारण पठाउनुहुन्छ, यसले प्रेषकलाई मात्र जवाफ दिन बुद्धिमानी छ। यो विशेषतया सत्य हो यदि यो ठूलो वितरण सूची संग एक कम्पनी प्रसारण हो।

उदाहरणका लागि: सामान्य प्रबन्धकले सम्पूर्ण कम्पनीलाई दक्षिणपट्टीमा पार्किङको बारेमा इमेल गर्दछ, र उनीहरूले सोध्छन् कि संख्यात्मक र असाइन गरिएका स्ट्यान्डहरूको लागि कि कर्मचारीहरूले तिर्नु पर्दछ। यदि तपाइँ 'सबैलाई जवाफ दिनुहोस्' क्लिक गर्नुहोला र अन्य कर्मचारीहरू तपाईंको व्यक्तिगत सवारीमा घुसाउनुहोस् र तपाईंको प्यान्ट खरिद गर्नका लागि उजुरी सुरू गर्नुहोस्, तपाइँ कम्पनी शमक बनेर तपाईंको क्यारियर विकासलाई चोट पार्न सक्नुहुनेछ।

कसैलाई सन्देशहरू प्राप्त गर्न चाहँदैन जुन तिनीहरूलाई लागू हुँदैन । अझ धेरै पनि, कुनै पनि समूह को शिकायत वा एक प्रसारण ढाँचा मा प्रसारित आफ्नो व्यक्तिगत दबाइहरु को बारेमा सुन्नु को लागी कुनै पनि सराहना गर्दैन।

यस गलत फाइलबाट बच्नुहोस् र प्रेषकलाई तपाइँको पूर्वनिर्धारित कार्यको रूपमा व्यक्तिगत जवाफ प्रयोग गर्नुहोस्। निश्चित रूपमा तल नियम # 9 पनि हेर्नुहोस्।

04 मध्ये 10

कोलोकियल अभिव्यक्तिहरूको सट्टा पेशेवर अभिवादन प्रयोग गर्नुहोस्।

एक व्यावसायिक इमेल सुरू गर्ने उत्तम तरिका निम्न को केहि संस्करण हो:

1. शुभ दोपहर, श्रीमती चन्द्र।
2. नमस्ते, प्रोजेक्ट टीम र स्वयंसेवकहरू।
हाय, जेनिफर।
4. शुभ प्रभात, पैट्रिक।

होइन, कुनै पनि परिस्थितिमा, एक व्यावसायिक इमेल सुरू गर्न निम्न प्रयोग गर्नुहोस्:

1. हे,
2. सुपर, टीम!
3. नमस्ते, जेन।
4. Mornin, पट।

'हे', 'यो', 'सुपर' जस्तै कलमिकात्मक अभिव्यक्तिले तपाईँलाई अनुकूल र न्यानो लगाउन सक्दछ, तर तिनीहरू वास्तवमा व्यापारिक सेटिङमा तपाईंको विश्वसनीयता मेटाउँछन्। जब तपाइँसँग अर्को व्यक्तिसँग विश्वसनीय सम्बन्ध भएको कुराकानीमा यी कललोक्वायलाइजहरू निश्चित रूपमा प्रयोग गर्न सक्नुहुनेछ, यी शब्दहरू व्यापार ई-मेलमा प्रयोग गर्ने खराब विचार हो।

थप रूपमा, हिज्जे शर्टकटहरू जस्तै 'mornin' लगाउन खराब ढाँचा हो। कसैको नाम छोटो पार्न यो खराब ढाँचा हो (जेनिफर -> जेन) नभएसम्म त्यस व्यक्तिले तपाइँलाई त्यसो गर्न आग्रह गर्नुभएको छ।

कुनै पनि बुद्धिमानी व्यापार संचार संग, धेरै औपचारिक हुनुको पक्षमा गल्ती गर्न र यो चलन र सम्मान मा विश्वास छ कि प्रदर्शन गलत हो।

05 मध्ये 10

प्रत्येक सन्देशको प्रमाणपत्र, जस्तै यदि तपाइँको व्यावसायिक प्रतिष्ठा यसमा निर्भर छ।

अनि साँच्चै, तपाईंको प्रतिष्ठा सजिलै गरीब व्याकरण, खराब हिज्जे, र बिरामी छनौट गरिएका शब्दहरुद्वारा बिस्तृत छ।

कल्पना गर्नुहोस् कि तपाईंको व्यावसायिकताले हिट लिनेछ भने तपाईले गल्तिसाथ पठाउनुहुन्छ ' तपाईंलाई आफ्नो मेथ , एला जाँच गर्न आवश्यक छ जब तपाई वास्तवमा भन्न चाहानुहुन्छ ' तपाईंलाई आफ्नो गणित, अल्मा जाँच गर्न आवश्यक छ । अथवा यदि तपाईं भन्नुहुन्छ भने ' म भोलि अन्तरवार्ता गर्न सक्छु ' जब तपाईं मतलब छ ' म भोलि साक्षात्कार गर्न सक्दिन '।

तपाइँले पठाउनु भएको प्रत्येक इमेललाई ठिक पार्नुहोस्; के गरौं भने तपाईंको व्यावसायिक प्रतिष्ठा यसमा निर्भर गर्दछ।

06 मध्ये 10

एक संक्षिप्त र स्पष्ट विषय रेखाले चमत्कारहरू प्राप्त गर्नेछ (र तपाइँलाई पढ्न मद्दत गर्दछ)।

विषय रेखा संचारको लागि शीर्षक हो र तपाईंको ईमेल संक्षेप गर्न र ट्याग गर्ने एउटा तरिका हो त्यसैले यो सजिलै पछि फेला पार्न सकिन्छ। यो सामग्री र कुनै वांछित क्रियाकलाप स्पष्ट रूपमा संक्षेप गर्नुपर्छ।

उदाहरणका लागि, एक विषय रेखा: 'कफी' धेरै स्पष्ट छैन।

बरु, प्रयास गर्नुहोस् 'कफी क्यान्सर प्राथमिकताहरू: तपाईंको प्रतिक्रिया आवश्यक छ'

दोस्रो उदाहरणको रूपमा, विषय लाइन ' तपाईंको अनुरोध ' धेरै अस्पष्ट छ।

यसको सट्टा, एक स्पष्ट विषय लाइन जस्तै प्रयास गर्नुहोस्: ' पार्किंगको लागि तपाइँको अनुरोध: थप विवरण आवश्यक छ' ।

07 मध्ये 10

केवल दुई क्लासिक फन्टहरू प्रयोग गर्नुहोस्: कालो मसी सहितको एरिड र टाइम्स रोमन संस्करण।

यसलाई आकर्षक बनाउनका लागी स्टाइलिश फन्ट फेस र रङहरू थप्न प्रलोभनमा हुन सक्छ तर तपाईं राम्रो 12-pt वा 10-pt एरिड वा टाइम्स नयाँ रोमन प्रयोग गरेर बन्द हुनुहुन्छ। तिहामा वा क्यालिरी जस्तै समान प्रकारका चीजहरू ठीक छन्। र यदि तपाइँ एक विशेष वाक्यांश वा बुलेटमा ध्यान दिनुहुन्छ भने, रातो रातो मसी वा बोल्ड फन्टलाई मध्यस्थमा धेरै सहयोगी हुन सक्छ।

समस्या हो जब तपाईंको ई-मेल अविश्वसनीय र असफलता हुन वा तपाईंको भागमा मावरिक वा विच्छेदनशील व्यवहारलाई सुरू गर्न सुरु हुन्छ। व्यापारको संसारमा, मानिसहरू संचार गर्न चाहन्छन् विश्वसनीय र स्पष्ट र छोटो, सजावटी र विचलित छैन।

08 को 10

सबै खर्चहरूमा छाती र नकारात्मक / स्टोटीय टोनबाट बचाउनुहोस्।

ई-मेलले भोक इन्फिग्युसन र शरीरको भाषालाई सधैँ भेटेको छैन। तपाई के सोच्नुहुन्छ के सीधा र सीधै वास्तव मा कठोर रूपमा भर पर्दछ र यसको मतलब तपाईंको ई-मेलमा राखिएको हुन्छ। शब्दहरू कृपया 'कृपया' र 'धन्यवाद' प्रयोग गर्नुहुन्न नकारात्मक रेखांकन। र तपाईले हार्दिक र प्रकाशलाई कुन कुरामा विचार गर्दछन् वास्तवमा सतावट र अशिष्ट रूपमा संचारित हुन सक्छ।

एक सम्मानित टोन र ईमेल मा सम्भावना प्रदर्शन वितरित अभ्यास र धेरै अनुभव लिन्छ। यसले तपाईलाई उच्च स्वर बाहिर ईमेल पढ्न मद्दत गर्दछ, वा तपाइँलाई पठाउनु अघि अरू कसैले पनि। यदि ईमेल बारे केहि केहि अर्थ वा कठोर देखिन्छ भने त्यसपछि यो लेख्नुहोस्।

यदि तपाईं अझै पनि इमेलमा केही चीज कसरी टेलिभिजनको साथ फ्याक्नु भएको छ भने, गम्भीरताले फोन उठाएर कुराकानीको रूपमा सन्देश डेलिभर गर्न विचार गर्दछ।

याद राख्नुहोस्: ईमेल सदाको लागि हो, र एक पटक तपाईले यो सन्देश पठाउनुहुन्छ, तपाई यसलाई कहिले हटाउन सक्नुहुन्न।

09 मध्ये 10

मान्नुहोस् कि संसारले तपाईंको इमेल पढ्ने छ, त्यसैले तदनुसार योजना बनाउनुहोस्।

वास्तवमा, ईमेल सदाको लागि हो। यो सैकड़ों व्यक्तिहरूलाई सेकेन्ड भित्र फर्वार्ड गर्न सकिन्छ। यो कानून प्रवर्तन र कर लेखा परीक्षकों द्वारा बुलाया जान सकिन्छ कि वहाँ एक जांच हुनु पर्छ। यसले यसलाई समाचार वा सोशल मिडियामा पनि बनाउन सक्छ।

यो एक विस्तृत र डरलाग्दो जिम्मेवारी छ, तर यो एक हो कि हामीले सबै कंधे: तपाईले ईमेलमा लेख्नु भएकोमा सजिलै सार्वजनिक ज्ञान हुन सक्छ। आफ्नो शब्दहरू सावधानीपूर्वक छनौट गर्नुहोस्, र यदि तपाईं सोच्नुहुन्छ कि त्यहाँ कुनै मौका छ कि तपाइँले पछाडी काट्न सक्नुहुनेछ, त्यसपछि गम्भीर सन्देश मात्र पठाउनु परेन।

10 मध्ये 10

सधै छोटो छोटो 'धन्यवाद' र एउटा हस्ताक्षर ब्लकको साथ अन्त्य गर्नुहोस्।

'धन्यवाद' र 'कृपया' जस्ता निषेधहरूको शक्ति इमेजिबल हो। साथै, थप व्यावसायिक सेकेन्ड ब्लक समावेश गर्नको लागि थप धेरै सेकेन्ड विवरणहरू तपाईंको ध्यानमा विस्तारको बारेमा संस्करणहरू बोल्छ, र तपाइँले तपाइँको नाम र सम्पर्क जानकारी मुद्रा गरेर तपाईंको संचारको स्वामित्व लिन्छ।

नमस्ते, शैलेश।

टीजीआई खेलकुदमा हाम्रो कढाई सेवामा तपाईको अन्वेषणको लागि धन्यवाद। म तपाईंको फोनको लागि हाम्रो खेल जैकेट विकल्पहरूको बारे थप बताउन फोनमा तपाईंसँग बोल्न धेरै खुसी हुनेछु। हामी पनि यस हप्ता पछि हाम्रो शयन कक्ष भ्रमण गर्न सक्थ्यौं, र म तपाईलाई तपाईमा हाम्रो नमूना देखाउन सक्दिन।

कुन नम्बर मैले तिमीलाई फोन गर्न सक्छु? म आज बिहान 1:00 बजे कुरा गर्न उपलब्ध छु।

धन्यवाद,

पॉल गाइल्स
ग्राहक सेवाको निदेशक
TGI, शामिल
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"तपाईंको ब्रान्डिङ हाम्रो फोकस हो"