त्यहाँ तपाईंको गृह कार्यालय (वा, त्यसका लागि, तपाईंको घर) को आयोजन गर्दा आउँदा पेपर कागजातहरू डिजिटाइजिंग गर्दा धेरै राम्रो कारणहरू छन्। सबै भन्दा पहिले, तपाईं दराज र फाईलहरूमा क्रिम गरिएको धेरै अतिरिक्त कागजबाट छुटकारा पाउन सक्नुहुन्छ वा बहुमूल्य डेस्क स्पेस लिनु भएको छ।
डिजिटल फाइलहरू (यहाँ पनि PDFs) खोजीयोग्य फाइलहरूमा परिवर्तित गर्न सकिन्छ जुन ओप्टिकल क्यारेक्टर पहिचान (ओसीआर) सफ्टवेयरको प्रयोगमा हुन्छ जुन सामान्यतया प्रिन्टरसँग आउँछ (HP ले एक धेरै सुन्दर भिडियो छ भनेर बताउँछ कि कसरी ओसीआर कार्य गर्दछ र यसले कसरी कार्यलाई सरल बनाउन सक्छ आफ्नो जीवन सरल बनाउन)
यसको अर्थ हो कि न केवल तपाईंको जानकारी कुनै कोठा छैन, यो पनि कागज मा हुनेछ भन्दा पनि सजिलो छ। र तपाइँ आफ्नो डिजिटल फाईलहरू तर तपाइँ मन पराउन सक्नुहुन्छ - सीडी वा डीभिडीमा, फ्लैश ड्राइवमा, अनलाइन भण्डारण सुविधामा, वा माथिको सबै। त्यसैले तपाईं निश्चित हुन सक्नुहुनेछ जब तपाईंलाई केहि चाहिन्छ भने, तपाईं यसमा आफ्नो हात प्राप्त गर्न सक्नुहुनेछ।
जब तपाइँ आफ्नो गृह फाईलहरू डिजिटाइज गर्न सुरू गर्नुहुन्छ, फाइलहरूको संगठित सेट सिर्जना गर्न उत्तम समय हो जुन तपाईंको जीवन सरल हुनेछ। तपाईंलाई चाहिने कागजी कार्यको कोटीहरूको बारेमा सोच्नुहोस्, र प्रत्येकका लागि एक फोल्डर सेट अप गर्नुहोस्। एक फोल्डरमा क्रेडिट कार्ड रसीदहरू; कार बीमा अर्को मा कागजी कार्य; फोन बिलहरू, किराना प्राप्तिहरू, गृह मर्मत बिलहरू र त्यसमा, सबैलाई अलग फोल्डरहरू प्रदान गर्न सकिन्छ। र प्रत्येक फोल्डर भित्र, प्रत्येक वर्ष (वा महिना) को लागि सबफोल्डरहरू सिर्जना गर्नुहोस्। संगठित प्रणालीसँग सुरू गर्न सजिलो छ र त्यसपछि सँधै फाइलको रूपमा नयाँ कागजी कार्य थप गर्नुहोस् जसको तुलनामा तपाईं जानुहुन्छ प्रणाली पुन: व्यवस्थित गर्न प्रत्येक पटक नयाँ रसिद स्क्यान हुन खोज्छ।
सुनिश्चित गर्नुहोस् कि तपाईंको स्क्यानर वा प्रिन्टर ओसीआर सफ्टवेयरको साथ आयो (ABBYY FineReader सफ्टवेयर प्याकेजमा धेरै प्रिन्टरहरू र स्क्यानरहरू म परीक्षण गर्न सक्दछ)। यदि तपाइँ कुनै पनि खोज्नु भएन भने दण्ड नगर्नुहोस्। त्यहाँ एक राम्रो मौका हो जुन तपाईसँग पहिल्यै केहि सभ्य ओसीआर सफ्टवेयर पहिले नै तपाइँको कम्प्युटरमा स्थापना भएको छ, जब सम्म तपाइँ विन्डोज प्रयोग गरिरहनु भएको छ। कूल ओसीआर सफ्टवेयर तपाईंले पहिल्यै सम्पादित दस्तावेजहरू सिर्जना गर्न स्क्यानरको साथमा यो सफ्ट्वेन्सी पत्ता लगाउने प्रक्रिया प्रयोग गरेर मार्गदर्शन दिनुहुनेछ।
निस्सन्देह, यसले अर्को महत्त्वपूर्ण बिन्दु ल्याउँछ: यदि तपाइँ यो काम गर्न जाँदै हुनुहुन्छ भने कम्तिमा एउटा कागजात स्क्यानर हुन आवश्यक छ। यो महंगा हुनु हुँदैन, वा फैंसी। यदि तपाईंसँग छैन भने, अब एकको लागि राम्रो समय हो; फोटो स्क्यानर र कागजात स्क्यानरहरूको यी केहि समीक्षाहरूसँग केहि सुरूवातका लागि सुरु गर्नुहोस्। यदि तपाईं एक फरक स्क्यानर चाहानुहुन्छ भने, एक सस्तो सँधै एक प्रिन्टरले राम्रोसँग काम गर्नेछ।
त्यसकारण यहाँ कडा भाग हो। प्रणाली सेट अप गर्न निकै कठिन छ; तपाईंको कागजी कार्य स्क्यान गर्दै पनि अत्यन्तै कठिन हुनेछैन। के तपाईले नयाँ प्राप्ति वा कागजी कार्य प्राप्त गर्ने बेलामा स्वचालित रूपमा यो गर्न पक्का कठिन छ। अन्यथा, कागजातहरू फेरि ढेर सुरु हुनेछ, र तपाईं आफ्नो समय बर्बाद गरिरहेको भए जस्तो महसुस गर्नेछ। त्यसैले यसको साथ रहनुहोस्!