अधिकांश कम्पनीहरू माइक्रोसफ्ट वर्ड र एक्सेलमा के गर्न सकिन्छ भनेर परिचित छन्, तर बुझ्न के माइक्रोसफ्ट पहुँचले के गर्न सक्छ केहि बुझ्न गाह्रो छ। डाटाबेसहरू सिर्जना गर्ने विचार र उनीहरूलाई राख्ने प्रयास गर्दा स्रोतहरूको अनावश्यक प्रयोग जस्तो देखिन्छ। यद्यपि, साना व्यवसायहरूको लागि, यस कार्यक्रमले धेरै फरक फाइदाहरू प्रदान गर्न सक्छ, विशेष गरी जब यो विकास र संगठन व्यवस्थापन गर्न आउँछ।
माइक्रोसफ्ट पहुँचले सानो कम्पनीहरूको लागि एक्सेल वा शब्द भन्दा कम डेटा र परियोजनाहरू ट्रयाक गर्न एकदम बढी बलियो तरिका प्रदान गर्दछ। पहुँच सामान्यतया प्रयोग गरिएका माइक्रोसफ्ट अनुप्रयोगहरू भन्दा बढी जान्नको लागी अधिक समय लाग्न सक्छ, तर योसँग ट्र्याकिङ परियोजनाहरू, बजेट, र वृद्धिको लागि थपमा थपिएको छ। तुलनात्मक विश्लेषण र विश्लेषणको लागि सानो व्यवसाय चलाउन आवश्यक सबै डेटा एक कार्यक्रममा राखिएको छ, यसले कुनै पनि कार्यक्रमको तुलनामा रिपोर्टहरू र चार्टहरूलाई सजिलो बनाउँदछ। माइक्रोसफ्ट सिकाउने प्रक्रियालाई सरल बनाउनका लागि कम्तिमा टेम्प्लेटहरू प्रदान गर्दछ र प्रयोगकर्ताहरूले टेम्प्लेटलाई अनुकूलन गर्न सक्दछ। Microsoft Access को आधारभूतहरुलाई बुझ्नले साना कारोबारहरूले आफ्नो दैनिक कार्यमा पूर्ण मूल्य देख्न मद्दत गर्दछ।
यदि तपाइँ पहिले नै स्प्रिेडशिट प्रयोग गर्दै हुनुहुन्छ भने, तपाईंको एक्सेल स्प्रिेडसिटलाई पहुँच डेटाबेसमा रूपान्तरण गर्न सजिलो छ।
ग्राहक जानकारीको संरक्षण गर्दै
डाटाबेसले व्यवसायहरूलाई प्रत्येक ग्राहक वा ग्राहकको लागि सबै आवश्यक जानकारीहरू ट्रयाक गर्न अनुमति दिन्छ, जसमा प्वाइन्ट, अर्डर सूचना, इनभ्वाइस, र भुक्तानी सहित। जबसम्म डेटाबेस सञ्जालमा भण्डारण गरिएको छ जहाँ सबै कर्मचारीहरूले यसको पहुँच गर्न सक्दछन्, प्रयोगकर्ताले निश्चित जानकारी हाल अवस्थित बनाउन सक्छन्। किनभने क्लाइन्ट जानकारी प्रत्येक सानो व्यवसायको लागि महत्त्वपूर्ण छ, डाटाबेस सुरक्षित हुन सक्छ। डाटाबेसमा फाराम थप्दै साना व्यवसायहरूलाई सहयोग गर्दछ जुन डेटा लगातार सबै कर्मचारीहरूले प्रविष्ट गरेको छ।
जस्तै प्रयोगकर्ताहरू कार्यक्रमसँग परिचित हुनाले थप विस्तृत घटकहरू थप्न सकिन्छ, जस्तै ग्राहक ठेगानाहरूमा म्याप गर्दै। यसले कर्मचारीहरूलाई नयाँ ग्राहकहरूको लागि ठेगानाहरू प्रमाणित गर्न वा डिलिवरीका लागि मार्ग योजना बनाउँछ। यसले व्यवसायहरू चलानीहरू सिर्जना गर्न अनुमति दिन्छ र ईमेलहरू वा नियमित मेल पठाउन सक्षम हुन्छन् र कब र कसरी चलानी भुक्तान गर्न ट्रयाक गर्न सक्षम हुन सक्दछ। पहुँचमा ग्राहक डेटा अपडेट र भण्डारण गर्दा स्प्रिेडशिट वा शब्द कागजात भन्दा बढी विश्वसनीय छ, र त्यस जानकारी व्यवस्थापन गर्न स्ट्रिम गर्दछ।
वित्तीय डेटा ट्र्याक गर्दै
धेरै व्यवसायले विशेष गरी ट्र्याकिङ फाइनान्सको लागि सफ्टवेयर खरिद गर्दछ, तर सानो व्यवसायको लागि जुन अनावश्यक छैन, यसले थप काम सिर्जना गर्दछ। इनभ्वाइसहरू सिर्जना गर्न र ट्रयाक गर्न सक्षम हुनुको साथै, सबै व्यापार खर्च र लेनदेन एउटै कार्यक्रममार्फत रेकर्ड गर्न सकिन्छ। कम्पनीहरूसँग पूर्ण माइक्रोसफ्ट अफिस सूटमा आउटलुक र पहुँच सहित, आउटलुकमा भुक्तानी अनुस्मारक डेटाबेसमा लिङ्क गर्न सकिन्छ। जब अनुस्मारक पप अप गर्दछ, प्रयोगकर्ताहरूले आवश्यक भुक्तानीहरू गर्न सक्छन्, पहुँचमा डेटा प्रविष्टि गर्नुहोस्, त्यसपछि अनुस्मारक बन्द गर्नुहोस्।
यो अझ बढि परिष्कृत सफ्टवेयर खरिद गर्न बिजनेसको रूपमा आवश्यक हुन सक्छ, र ती व्यवसायहरूले लाभ उठाउँछन् भने सबैको आर्थिक डेटा पहुँचमा भण्डार गरिएको छ भने। धेरै अन्य प्रोग्रामहरू पहुँचबाट निर्यात गरिएका डाटाहरू समायोजन गर्न सक्छन्, समय आउँदा यो जानकारी माइग्रेट गर्न सजिलो बनाउन सक्छ।
मार्केटिंग र सेल्स को प्रबंधन
पहुँच प्रयोग गर्ने सबै भन्दा सानो प्रयुक्त तर शक्तिशाली तरिका मध्ये एक मार्केटिंग र बिक्री जानकारी को निगरानी गर्न को लागी छ। डाटाबेसमा पहिले नै भण्डार गरिएको अवस्थित ग्राहक जानकारीको साथ, ईमेलहरू, उडानहरू, कूपनहरू, र बिक्री र विशेष प्रस्तावहरूमा रुचि हुनसक्नेहरूलाई नियमित पोस्ट पठाउन सजिलो छ। साना व्यवसायहरूले त्यसपछि ट्रयाक गर्न सक्छन् कि कतिवटा अवस्थित ग्राहकहरूले एक विपणन अभियान पछ्याउने प्रतिक्रिया दिए।
नयाँ ग्राहकहरूको लागि, सम्पूर्ण अभियानहरू एक स्थानबाट सिर्जना र निरीक्षण गर्न सकिन्छ। यसले कर्मचारीहरूलाई हेर्न को लागी पहिले नै पूरा भएको छ र कुन कार्य जारी राख्छ वा पछ्याउने कार्यहरू आवश्यक छन् भनेर हेर्न सजिलो बनाउँछ।
उत्पादन र सूची ट्र्याक गर्दै
ग्राहक ट्र्याकिङको समान, सूचीमा डेटा ट्रयाक गर्न सक्षम हुनु, स्रोतहरू, र स्टक कुनै पनि व्यवसायको लागि महत्वपूर्ण छ। पहुँच गोदामों मा शिपिंग मा डेटा दर्ज गर्न को लागी आसान र एक विशेष उत्पादन को अधिक आदेश को समय हो जान्न को लागी। यो विशेष निर्माताहरु को लागि महत्वपूर्ण छ जुन एक उत्पादन को पूरा गर्न को लागि विभिन्न संसाधन को आवश्यकता हो, जस्तै हवाई जहाज को भागहरु या सक्रिय दबाइ सामाग्री।
यहां सम्म कि सेवा उद्योगहरु को सूची मा राख्नु पर्छ, र उन सारी जानकारी को एक स्थान मा राखन को लागी आसान बनाइन्छ कि कुन कम्प्यूटर को आवंटित गरिन्छ जसको कर्मचारी या कार्यालय उपकरण को उन्नयन गर्न को लागी निर्धारित गर्दछ। चाहे ट्र्याकिङ वाहनों, मोबाइल उपकरणहरू, सीरियल नम्बरहरू, दर्ता सूचना, प्रयोगकर्ता लगहरू, वा हार्डवेयर जीवन प्रायः केडीई व्यवसायहरूले तिनीहरूको हार्डवेयर अझ बढी सजिलै ट्रयाक गर्न सक्नेछन्।
हार्डवेयरको अलावा, व्यवसायहरूलाई सफ्टवेयरको ट्रयाक गर्न सक्षम हुनु आवश्यक छ। दर्ता जानकारी र प्रयोगकर्तालाई सफ्टवेयर प्रयोग गर्न अनुमति दिईएको कम्प्युटरबाट दर्ता र कम्प्युटरको संख्याबाट, यो व्यवसायलाई छिटो र सही रूपमा उनीहरूको कन्फिगरेसनमा जानकारी निकाल्न सक्षम हुनु आवश्यक छ। विन्डोज एक्सपीको लागि समर्थनको हालको समाप्ति को एक स्टर्क रिमाइन्डरको रूपमा कार्य गर्दछ किन यो जान्न महत्त्वपूर्ण छ कि सफ्टवेयर र उपकरणहरूमा कस्तो सफ्टवेयर र अपरेटिङ सिस्टम हो।
चालु रिपोर्ट र विश्लेषण
सायद पहुँचको सबैभन्दा शक्तिशाली पहल सबै डेटाबाट रिपोर्टहरू र चार्ट उत्पन्न गर्ने प्रयोगकर्ताको क्षमता हो। विभिन्न डेटाबेसमा भण्डार गरिएको सबै चीजलाई सम्कलन गर्न सक्षम हुनु भनेको के माइक्रोसफ्टले साना व्यवसायहरूको लागि एक पावर हाउसमा पहुँच गर्दछ। प्रयोगकर्ताले चाँडै एक रिपोर्ट उत्पन्न गर्न सक्छ जुन हालको मूल्य निर्धारणको आधारमा स्रोतहरूको लागत तुलना गर्दछ, एउटा चार्ट सिर्जना गर्दछ जसले भविष्यमा आगामी मार्केटिङ अभियानको लागि स्टकमा कति छ भन्ने अनुमान गर्दछ, वा विश्लेषण गर्ने हो भने कुन क्लाइन्टहरू भुक्तानीमा पछि लागेका छन्। प्रश्नहरूको बारेमा केही थप ज्ञानको साथ, साना व्यवसायहरूले कसरी डेटा हेर्न सक्छन् भनेर नियन्त्रण लिन सक्दछन्।
अझ बढी महत्त्वपूर्ण, Microsoft पहुँच अन्य Microsoft उत्पादनहरूमा बाँड्न सकिन्छ। साना व्यवसायहरूले एक रिपोर्ट समीक्षा गर्न सक्छन्, क्लाइन्ट डाटा हेर्नुहोस् र शब्दमा इनभ्वाइसहरू उत्पन्न गर्न सक्छन्। एक मेल मर्जले नियमित पोस्ट पोष्टहरू सिर्जना गर्न सक्छ र प्रयोगकर्ताले एकै साथ आउटलुक आउटलुकमा ईमेल सिर्जना गर्दछ। डेटा विवरणमा अधिक गहिराइको लागि एक्सेलमा निर्यात गर्न सकिन्छ, र त्यहाँ बाट प्रस्तुतीकरणका लागि पावरपोइन्टमा पठाइएको छ। अन्य सबै माइक्रोसफ्ट उत्पादनहरूसँग एकीकरणले सम्भवत: सबै व्यवसायको जानकारीलाई केन्द्रित गर्न पहुँच प्रयोग गर्ने उत्तम कारण हो।