जब तपाईं फाईलहरू हेर्दै हुनुहुन्छ त्यति सानो संगठन एक लामो बाटो जान्छ
यदि तपाईं तिनीहरूको काम गरिरहनुभन्दा भन्दा तपाईको माइक्रोसफ्ट वर्ड फाईलहरू हेर्दै धेरै समय बिताउनुहुन्छ भने, यो केही संगठनात्मक सुविधाहरू शब्द र तपाइँको कम्प्यूटर प्रस्तावको फाइदा लिने समय हो।
थम्बनेलहरूसँग सबै शब्द फाइलहरू बचत गर्नुहोस्
पूर्वावलोकन छवि वा थम्बनेलको साथ हरेक Word फाइल बचत गर्न तिनीहरूलाई खोल्न बिना पहिचान गर्न सजिलो बनाउँछ। तपाइँ सबै शब्द कागजातहरू पूर्वावलोकन वा थंबनेल छविसँग सुरक्षित गर्न सक्नुहुनेछ केहि चरणहरू पछ्याएर:
- माइक्रोसफ्ट वर्ड खोल्नुहोस् ।
- मेनु पट्टीमा फाइलमा क्लिक गर्नुहोस्।
- ड्रप-डाउन मेनुको तलमा गुणहरू छान्नुहोस्।
- सारांश ट्याब क्लिक गर्नुहोस्।
- यस कागजातको साथ पूर्वावलोकन तस्बिर बचत गर्न वा सबै थम्बनेलको लागि थम्बनेल बचत गर्नुहोस् ( शब्दको तपाइँको संस्करणमा निर्भर) को बगलमा चेक मार्क राख्नुहोस्।
- ठीक क्लिक गर्नुहोस्।
Word कागजात गुण अद्यावधिक गर्नुहोस्
यदि तपाईं 'वर्ड कागजातहरूको ठूलो मात्रासँग काम गर्नुहुन्छ जुन नामहरू र स्थानहरू छन्, तपाइँ निश्चित रूपमा Word को कागजात विशेषता विशेषताको फायदा लिन चाहानुहुन्छ। फाइलमा जानुहोस्> गुण > सारांश र टिप्पणीहरू, किबोर्डहरू, वर्ग, शीर्षक वा विषय जानकारी समावेश गर्नुहोस् - जुन जुन तपाईँ फाइलहरू भेद गर्न मद्दत गर्दछ। जब यो खोज गर्नको लागि समय आउँदछ, शब्दले तपाईलाई के खाँचो पाउन सक्दछ।
तपाईंको कम्प्युटरमा फोल्डर बनाउनुहोस् र तिनीहरूलाई प्रयोग गर्नुहोस्
तपाईंको सबै Word कागजातहरू अगाडि फर्केर जाँदै एक फोल्डर सेट अप गर्नुहोस् र यसलाई बिर्सने जस्ता जस्तै नाम दिनुहोस् "MyWordDocs।" यसलाई फोल्डरहरूसँग नामकरण गर्नुहोस् जुन तपाईलाई बुझ्न र प्रयोग गर्दछ। यदि तपाईं साप्ताहिक मीटिंग नोटहरू उत्पादन गर्न जिम्मेवार हुनुहुन्छ भने, उदाहरणका लागि, ती टिप्पणीहरूको लागि फोल्डर बनाउँनुहोस् र महिना वा वर्षका लागि भित्र अतिरिक्त फोल्डर समावेश गर्दछ।
यदि तपाइँसँग तपाइँको कम्प्यूटरको बारेमा बिग्रिएको शब्द कागजातहरू छन् र तिनीहरूलाई खोल्न समय छैन र निर्णय गर्नुहोस् कि उनीहरूको रक्षकहरू हुन् वा होइन, केवल प्रत्येक वर्षको लागि फोल्डर बनाउँदछ ती पुरानो कागजातहरू बाट र सबै 2010 कागजातहरू एक फोल्डर, 2011 मा अर्को र त्यसमा सम्मसम्म तपाईंसँग पुन: प्रयास गर्ने समय छ।
एक सम्बद्ध फाइल नामकरण प्रणाली प्रयोग गर्नुहोस्
एक नामकरण प्रणाली स्थापना गर्नु सम्भव छ जब तपाईले चाहानुहुन्छ फाइलहरू खोज्न समय आउन मद्दत गर्न सक्ने महत्त्वपूर्ण कुरा हो। त्यहाँ तपाईंको फाईलहरू नाम गर्ने कुनै पनि तरिका होईन, तर एक नामकरण प्रणाली रोज्नु र यसको प्रयोग गरेर निरन्तर प्रयासको लायक छ। सुझावहरू:
- कागजातको प्रकार समावेश गर्नुहोस्, त्यसोभए तपाईं एक नजरमा भन्न सक्नुहुन्छ कि "अनुबंध," "पट्टि" वा "न्यूजलेटर" जुन कुनै फाइल फाइलको नाम हो जुन तपाईंले खोज्नु भएको छैन।
- क्लाइन्टको नामको साथ नाम सुरू गर्नुहोस् (वा दस्तावेज पत्रहरू यदि प्राप्तकर्ताको अन्तिम नाम)।
- फाइल नाममा मिति समावेश गर्नुहोस्।
आफ्नो समय लिनुहोस्
यदि तपाईंको कम्प्यूटर पहिले नै फाईलहरूसँग भइरहेको छ भने, तपाईंको संगठनात्मक समस्याहरू सबै एकैचोटि एकै पटक टेलल गर्न प्रयास नगर्नुहोस्। कामलाई व्यवस्थित टुक्राहरूमा तोड्नुहोस् र दिनभरि 15 मिनेट खर्च गर्नुहोस्। जब तपाईं आफ्नो कम्प्युटरमा भ्रामक शब्द फाईलहरू घुमाउनुहुन्छ, त्यसलाई तपाइँले बनाउनु भएको फोल्डर मध्ये एक राख्नुहोस्, नयाँ फोल्डर सिर्जना गर्नुहोस् वा यदि तपाइँलाई अब आवश्यक भएमा हटाउनुहोस्। यदि तपाईं आफ्नो दिमागलाई बनाउन सक्नुहुन्न भने, त्यसलाई हटाउने डेटाको एक फोल्डरमा राख्नुहोस् र भविष्यमा टाढा टाढा एक मिति रोज्नुहोस् कि यदि तपाईँले फोल्डरद्वारा खोलिएको छैन भने, तपाइँ यसलाई हटाउन सहज महसूस गर्नुहुनेछ। जो पनि प्रकारका फोल्डरहरू तपाईले बनाउनुहुन्छ, उनीहरूलाई तपाईंको एक ठूलो शब्द फोल्डरमा राख्नुहोस्, त्यसैले तपाईलाई कहाँ थाहा छ थाहा पाउनुहुनेछ।