डाटा प्रविष्ट गर्न चरण-चरण निर्देशनहरू
एक्सेलको प्रयोग गरेको डेटा प्रविष्टि फारममा एक्सेल डाटाबेसमा डेटा प्रविष्ट गर्न छिटो र सजिलो बाटो हो।
फारमको प्रयोग गरेर तपाईंलाई निम्न अनुमति दिन्छ:
- नयाँ डेटाबेस तालिका सुरू गर्नुहोस् वा अवस्थित एकमा नयाँ रेकर्डहरू थप्न
- एक समयमा एक डाटा रेकर्ड मार्फत स्क्रॉल गर्नुहोस्
- विशेष जानकारी सहित रेकर्डहरूको खोजी गर्नुहोस्
- आवश्यक रूपमा व्यक्तिगत रेकर्ड सम्पादन वा मेट्नुहोस्
द्रुत पहुँच उपकरणपट्टीमा डेटा एन्ट्री फारम आइकन थप्नको बारेमा
डेटा प्रविष्टि फारम एक्सेल को निर्मित इन डेटा उपकरणहरु मध्ये एक हो। तपाईँले प्रयोग गर्न सबैलाई प्रयोग गर्नको लागि स्तम्भ शीर्षकहरू तपाईंको डाटाबेसमा प्रयोग गर्न प्रदान गर्दछ, फारम प्रतिमामा क्लिक गर्नुहोस्, र एक्सेल बाहिरिनेछ।
तथ्याङ्कहरू थप चुनौतीपूर्ण बनाउनका लागि, एक्सेल 2007 पछि, माइक्रोसफ्टले रिबनमा फारम प्रतिमा समावेश गर्न रोजेको छैन।
डेटा प्रविष्टि फारम प्रयोग गर्नको लागि पहिलो चरण फारम प्रतिमा द्रुत पहुँच उपकरणपट्टीमा थप्नका लागि हामीले यो प्रयोग गर्न सक्दछौं।
यो एक-समय सञ्चालन हो। एकपटक थपियो, द्रुत पहुँच उपकरणपट्टीमा फारम प्रतिमा उपलब्ध छ।
डाटा प्रविष्ट फारम बटन पत्ता लगाउँदै
द्रुत पहुँच उपकरणपट्टी एक्सेलमा प्रायः प्रयोग गरिएका सुविधाहरूमा सर्टकटहरू भण्डार गर्न प्रयोग गरिन्छ। यो पनि जहाँ तपाइँ रिबनमा उपलब्ध छैनन् एक्सेल सुविधाहरूमा सर्टकट थप्न सक्नुहुन्छ।
यी मध्ये एक सुविधा डेटा प्रविष्टि फारम हो।
डेटा फारम एक्सेल डाटाबेस तालिकामा डेटा थप्न छिटो र सजिलो बाटो हो।
केही कारणका लागि, तथापि, माइक्रोसफ्टले एक्सेल 2007 सँग सुरु हुने रिबनको ट्याबमा फारम थप्न नचाह्यो।
तलका चरणहरू छन् जुन तपाइँले कसरी कसरी पिकिक पट्टी उपकरणपट्टीमा फारम प्रतिमा थप्न सक्नुहुनेछ।
डाटा फारम छिटो पहुँच उपकरणपट्टीमा थप्नुहोस्
- ड्रप डाउन मेनु खोल्नका लागि द्रुत पहुँच उपकरणपट्टीको अन्त्यमा तल बायाँमा क्लिक गर्नुहोस्।
- त्वरित पहुँच उपकरणपट्टी संवाद बक्स अनुकूलित गर्न सूचीबाट थप आदेशहरू छान्नुहोस्।
- ड्रप डाउन मेनु खोल्न लाइनबाट आदेशहरू छनौटको अन्तमा तल तीरमा क्लिक गर्नुहोस्।
- बायाँ ह्यान्ड फलकमा एक्सेल 2007 मा उपलब्ध सबै आदेशहरू हेर्न सूचीबाट सबै आदेशहरू छान्नुहोस्।
- फारम कमान फेला पार्न यो वर्णमाला सूचीबाट स्क्रोल गर्नुहोस्।
- द्रुत पहुँच उपकरणपट्टीमा फारम आदेश थप्न आदेश प्यानहरू बीच थप्नुहोस् बटन क्लिक गर्नुहोस्।
- ठीक क्लिक गर्नुहोस्।
फारम बटन अब द्रुत पहुँच उपकरणपट्टीमा थपिनु पर्छ।
डेटाबेस फिल्ड नामहरू थप्दै
पहिले नै उल्लेख गरिएमा, हामी एक्सेलमा डाटा प्रविष्टि फारम प्रयोग गर्न सबै आवश्यक पर्दछ हाम्रो डेटाबेसमा प्रयोग गर्न स्तम्भ शीर्षकहरू वा फिल्ड नामहरू प्रदान गर्दछ।
फारममा फिल्ड नामहरू थप्न सबै भन्दा सरल तरिका तिनीहरूलाई तपाईंको कार्यपत्रकमा कक्षहरूमा टाइप गर्न हो। तपाईं फारममा 32 फिल्ड नामहरू समावेश गर्न सक्नुहुन्छ।
कक्षहरू A1 मा E1 मा निम्न शीर्षकहरू प्रविष्ट गर्नुहोस्:
StudentID
थर
सुरुमा
उमेर
कार्यक्रम
डेटा प्रविष्टि प्रपत्र खोल्दै
डेटा प्रविष्टि प्रपत्र खोल्दै
- सेल ए 2 मा क्लिक गर्नुहोस् यो सक्रिय कक्ष बनाउन।
- पृष्ठ 2 मा द्रुत पहुँच उपकरणपट्टीमा थपिएको फारम प्रतिमामा क्लिक गर्नुहोस्।
- फारम आइकनमा क्लिक गर्नाले एक्सेलबाट सन्देश बाकसलाई फारममा शीर्षकहरू थप्न सम्बन्धित विकल्प समावेश गर्दछ।
- हामीले पहिले नै फिल्ड नामहरूमा टाईप गरेको छौँ हामी हामी गर्न चाहन्छौं शीर्षकको रूपमा प्रयोग गर्न चाहानुहुन्छ सबै सन्देश सन्देश बाकसमा क्लिक गर्नुहोस् ।
- पर्दामा सबै फिल्ड नामहरू समावेश गर्नुपर्दछ।
फारमको साथ डाटा रेकर्ड थप्दै
फारमको साथ डेटा रेकर्ड थप्दै
एक डेटाबेसमा रेकर्डहरू थप्दा डेटा शीर्षकहरू थपिएको बेला एकपटक मात्र सही क्रममा डेटा टाइप गर्दा फारम फाँटमा टाइप गर्नुपर्दछ।
उदाहरण रेकर्डहरू
डाटाबेसमा निम्न रेकर्डहरू सही शीर्षकको छेउमा फारमहरू प्रविष्ट गरेर डाटाबेसमा थप्नुहोस्। दोस्रो रेकर्डको लागि फिल्डहरू खाली गर्न पहिलो रेकर्ड प्रविष्टि पछि नयाँ बटनमा क्लिक गर्नुहोस्।
StudentID : SA267-567
अन्तिम नाम : जोन्स
प्रारम्भिक : बी
उमेर : 21
कार्यक्रम : भाषाहरू
StudentID : SA267-211
अन्तिम नाम : विलियम्स
प्रारम्भिक : जे।
उमेर : 1 9
कार्यक्रम : विज्ञान
सुझाव: विद्यार्थी आईडी नम्बरहरू जस्तै धेरै समान डेटा प्रविष्ट गर्दा (केवल ड्याश फरक हुन्छ पछिको संख्या) प्रतिलिपि र पेस्ट प्रयोग गर्नुहोस् र डेटा प्रविष्टि को सरल बनाउनुहोस्।
ट्यूटोरियल डेटाबेसमा रहेका बाहिरी रेकर्डहरू थप्न, माथिको छविमा फेला पार्ने बाँकी डेटा प्रविष्ट गर्न फारम प्रयोग गर्नुहोस् कक्षहरू A4 देखि E11 मा।
फारम (con't) सँग डाटा रेकर्ड थप्दै
ट्यूटोरियल डाटाबेसमा रहेका बाहिरी रेकर्डहरू थप्नको लागि, छवि A4 देखि E11 मा छविमा फेला पर्ने डेटाको बाँकी प्रविष्ट प्रविष्ट गर्न फारम प्रयोग गर्नुहोस्।
फारमको डेटा उपकरण प्रयोग गर्दै
डाटाबेसको साथ एक प्रमुख समस्याले फाइलको पूर्णता बनाए राख्छ जस्तै फाइल साइजमा बढ्छ। यो आवश्यक छ:
- डाटा त्रुटिहरू फिक्स गर्दै वा व्यक्तिगत रेकर्ड अद्यावधिक गर्दै।
- मेट्रो वा डुप्लिकेट रेकर्ड मेटाउँदै।
डेटा प्रविष्टि फारममा दाँया-ह्यान्ड साइडका साथ धेरै उपकरणहरू छन् जुन डेटाबेसबाट रेकर्डहरू सजिलो र मेट्न सजिलो बनाउँदछ र मेटाउँदछ।
यी उपकरणहरू छन्:
- पछिल्लो बटनहरू फेला पार्नुहोस् र अर्को बटनहरू फेला पार्नुहोस् - यसले तपाईंलाई एक समयमा डेटाबेस एक रेकर्डको माध्यमबाट फर्काउन र फेरि स्क्रोल गर्न अनुमति दिन्छ।
- मेट्ने बटन - यो डेटाबेसबाट रेकर्डहरू मेटाउन प्रयोग गरिन्छ।
- पुनर्स्थापित बटन - यो बटन सम्पादन भएको रेकर्डमा पूर्ववत गर्न प्रयोग गर्न सकिन्छ। कहिलेकाँही, हामी रेकर्डमा गलत परिवर्तनहरू बनाउँछौं वा पूर्ण रूपमा गलत रेकर्ड सम्पादन गर्दछौं। यदि त्यसो भए, पुनर्स्थापना बटन ती परिवर्तनहरू अनडू गर्न प्रयोग गर्न सकिन्छ।
- नोट: पुन: भण्डार बटन फारममा रेकर्ड अवस्थित रूपमा लामो समय सम्म काम गर्दछ। जब तपाइँ अर्को रेकर्ड पहुँच गर्नुहोस् वा फारम बन्द गर्नुहोस्, बहाल बटन निष्क्रिय हुन्छ।
- मापदण्ड बटनले तपाइँलाई विशेष मापदण्ड, जस्तै नाम, उमेर, वा कार्यक्रम जस्ता रेकर्डहरूको लागि डाटाबेस खोजी गर्न अनुमति दिन्छ। मापदण्ड बटन प्रयोग गर्ने एउटा उदाहरण ट्यूटोरियलको अर्को चरणमा समावेश गरिएको छ।
एक फिल्ड नाम प्रयोग गरी रेकर्डहरूको खोजी गर्दै
मापदण्ड बटनले तपाइँलाई एक वा बढी फिल्ड नामहरू जस्तै नाम, उमेर, वा प्रोग्राम प्रयोग गरी रेकर्डको लागि डाटाबेस खोजी गर्न अनुमति दिन्छ।
एक फिल्ड नाम प्रयोग गरी रेकर्डहरूको खोजी गर्दै
- फारममा मापदण्ड बटनमा क्लिक गर्नुहोस्।
- मापदण्ड बटन क्लिक गर्नाले सबै फारम फिल्डहरू सफा गर्दछ तर डेटाबेसबाट कुनै डेटा हटाउँदैन।
- प्रोग्राम फिल्डमा क्लिक गर्नुहोस् र कला टाइप गर्नुहोस् जुन हामी सबै विद्यार्थीहरूको लागि कलेजमा कला कार्यक्रममा भर्ना खोज्न चाहन्छौं।
- अर्को बटन खोज्नुहोस् मा क्लिक गर्नुहोस्। एच थाम्सन को लागि रेकर्ड को रूप मा त्यो कला कार्यक्रम मा नामांकन को रूप मा प्रकट हुनु पर्छ।
- अर्को बटन फेला पार्नुहोस् दोस्रो र तेस्रो पटक र जे ग्याम्मेन्ट र डब्ल्यू हेन्डसनसनका लागि रेकर्ड अन्यलाई पछि देखा पर्दछ किनभने तिनीहरू कला कार्यक्रममा नामांकन गरिएका छन्।
यो ट्यूटोरियलको अर्को चरणमा रेकर्डहरूको खोजी गर्ने उदाहरण हो जसले बहुविध मापदण्डसँग मेल खान्छ।
एकाधिक फिल्ड नामहरू प्रयोग गरी रेकर्डहरूको खोजी गर्दै
यस उदाहरणमा हामी 18 वर्षको उमेरमा रहेका विद्यार्थीहरू खोज्छौं र कलेजमा कला कार्यक्रममा नामांकन गर्दछौं। केवल ती रेकर्डहरू जुन मानदण्डसँग मेल खान्छ त्यो फारममा प्रदर्शन गरिनुपर्छ।
- फारममा मापदण्ड बटन क्लिक गर्नुहोस्।
- उमेरको क्षेत्रमा क्लिक गर्नुहोस् र 18 टाइप गर्नुहोस्।
- कार्यक्रम क्षेत्रमा क्लिक गर्नुहोस् र कला टाइप गर्नुहोस्।
- अर्को बटन खोज्नुहोस् मा क्लिक गर्नुहोस्। एच थाम्ससनका लागि रेकर्ड फारममा देखा पर्दछ जब उनी 18 वर्षको उमेरमा छन् र कला कार्यक्रममा नामांकन गर्छन्।
- अर्को बटन खोज्नुहोस् क्लिक गर्नुहोस् दोस्रो पटक र जे ग्राहमको लागि रेकर्ड देखा पर्नु पछि उसले 18 वर्षको उमेरमा र कला कार्यक्रममा नामांकन गरेको छ।
- अर्को तेस्रो बटनमा क्लिक गर्नुहोस् तेस्रो पटक र जे ग्याम्यानका लागि रेकर्ड अझै पनि दृश्यात्मक हुनुपर्दछ पछि त्यहाँ कुनै अन्य रेकर्डहरू छैनन् जुन दुवै मापदण्डसँग मेल खाँदैन।
डब्ल्यू हेन्डसनसन को लागि यस उदाहरण मा रेकर्ड नहीं हुनु पर्छ, किनकि त्यो कला कार्यक्रम मा दाखिला छ, त्यो 18 वर्ष छैन त्यसैले त्यो खोज को मापदंड दुवै देखि मेल नहीं खाता।