एक्सेल सँग सम्बन्धित सम्बद्ध डेटाबेस प्रोग्रामहरूको डेटा व्यवस्थापन क्षमताहरू जस्तै SQL Server र Microsoft Access। तथापि, यो एक साधारण वा फ्ल्याट-फाईल डेटाबेसको रूपमा सेवा गर्दछ जुन धेरै स्थितियों मा डेटा व्यवस्थापन आवश्यकताहरु लाई भर पर्छ।
एक्सेलमा, डेटा कार्यपत्रको पङ्क्तिहरू र स्तम्भहरू प्रयोग गरेर डेटा तालिकामा व्यवस्थित गरिन्छ। कार्यक्रमको हालैको संस्करणहरू एक टेबल सुविधा छ , जुन डेटा प्रविष्टि गर्न, सम्पादन गर्न, र हेरफेर गर्न सजिलो बनाउँछ।
डेटा वा प्रत्येक विषयको बारेमा जानकारीको प्रत्येक व्यक्ति टुक्रा - जस्तै भाग संख्या वा एक व्यक्तिको ठेगाना - एक अलग कार्यपत्र सेलमा भण्डार गरिएको छ र एक क्षेत्रको रूपमा उल्लेख गरिन्छ।
डेटाबेस सर्तहरू: तालिका, रेकर्डहरू र एक्सेलमा फिल्डहरू
एक डेटाबेस एक संगठित फैशन मा एक वा धेरै कम्प्यूटर फाइलहरु मा भण्डारित सम्बन्धित जानकारी को एक संग्रह हो।
सामान्यतया जानकारी वा डेटा तालिकामा व्यवस्थित गरिन्छ। एक साधारण वा फ्ल्याट-फाईल डेटाबेस, जस्तै एक्सेल, एक एकल तालिकामा एक विषय बारे सबै जानकारी राख्छ।
अर्कोतर्फ सम्बन्धी डेटाबेसहरू, प्रत्येक तालिकासँग विभिन्न टेबलहरू समावेश छन् जुन विभिन्न विषयमा जानकारी, तर सम्बन्धित, विषयहरू समावेश छन्।
एक तालिकामा जानकारी यस्तो तरिकाले व्यवस्थित गरिएको छ जुन यो सजिलै संग हुन सक्छ:
- अद्यावधिक गरियो
- क्रमबद्ध
- सुधारिएको
- फिल्टर गरिएको वा विशेष जानकारी खोजी गरियो
रेकर्डहरू
डेटाबेस टर्मिनोलोजीमा, एक रेकर्डले सबै जानकारी वा डाटा राख्छ जुन एक विशिष्ट वस्तु बारे डेटाबेसमा प्रविष्ट गरिएको छ।
एक्सेलमा, सामान्यतया कार्यपाना पङ्क्तिहरूमा रेकर्डहरू व्यवस्थित हुन्छन् जुन प्रत्येक कक्षमा पङ्क्तिमा जानकारी वा मान समावेश गर्दछ।
फिल्डहरू
डेटाबेस रेकर्डमा जानकारीको प्रत्येक व्यक्ति वस्तु - जस्तै एक टेलिफोन नम्बर वा सडक नम्बर - एक क्षेत्रको रूपमा उल्लेख गरिन्छ।
एक्सेलमा, कार्यपानाको व्यक्तिगत कक्षहरू फिल्डको रूपमा सेवा गर्छन्, किनकि प्रत्येक सेलले वस्तुको बारेमा जानकारीको एक टुक्रा समावेश गर्न सक्छ।
फिल्ड नामहरू
यो अत्यावश्यक छ कि डेटा एक व्यवस्थित फैशन मा एक डाटाबेस मा प्रविष्ट गरिन सक्छ ताकि यो विशिष्ट जानकारी खोज्न को लागि क्रमबद्ध या फिल्टर गर्न सकिन्छ।
प्रत्येक रेकर्डको लागि उही क्रममा डेटा प्रविष्ट गरिएको सुनिश्चित गर्न, तालिकाहरूको तालिकामा प्रत्येक स्तम्भमा थपिएका छन्। यी स्तम्भ शीर्षकहरू फिल्ड नामहरूको रूपमा उल्लेख गरिएको छ।
एक्सेलमा, तालिकाको शीर्ष पङ्क्ति तालिकाको लागि फिल्ड नामहरू समावेश गर्दछ। यो पङ्क्ति सामान्यतया हेडर पङ्क्तिको रूपमा उल्लेख गरिएको छ।
उदाहरण
माथि चित्रमा, एक विद्यार्थीको लागि एकत्रित सबै जानकारी एक व्यक्तिगत पङ्क्तिमा भण्डार गरिएको छ वा तालिकामा रेकर्ड। प्रत्येक विद्यार्थी, कुनै पनि कुरामा कति वा कति जानकारी सङ्कलन गरिन्छ तालिकामा एक अलग पङ्क्ति छ।
पङ्क्ति भित्र प्रत्येक कक्ष एउटा क्षेत्र हो जुन जानकारीको एक टुक्रा समावेश छ। हेडर पङ्क्तिमा फिल्ड नामहरू सबै विद्यार्थीहरूको लागि एक नै स्तम्भमा निर्दिष्ट विषय, जस्तै नाम वा उमेर जस्तै सबै डेटा राखेर व्यवस्थित रहन्छ भनेर सुनिश्चित गर्दछ।
एक्सेलको डाटा उपकरण
माइक्रोसफ्टले एक्सेल टेबलमा भण्डार गरिएको डाटाको ठूलो मात्रामा काम गर्न सजिलो बनाउन र राम्रो स्थितिमा राख्न मद्दत गर्नको लागि धेरै डाटा उपकरणहरू समावेश गरेको छ।
रेकर्डहरूको लागि फारम प्रयोग गर्दै
ती व्यक्तिहरू मध्ये एक व्यक्ति जसले व्यक्तिगत रेकर्डको साथ काम गर्न सजिलो बनाउन डेटा फारम हो। एक फारम तालिकामा 32 वटा क्षेत्र वा स्तम्भहरू मा रेकर्डहरू फेला पार्न, सम्पादन गर्न, प्रविष्ट गर्न वा मेटाउन प्रयोग गर्न सकिन्छ।
पूर्वनिर्धारित फारमले तिनीहरूसँग तालिकामा व्यवस्थित गरिएको क्रममा फिल्ड नामहरूको सूची समावेश गर्दछ, र रेकर्डहरू सही रूपमा प्रविष्ट भएको सुनिश्चित गर्नका लागि समावेश गर्दछ। प्रत्येक फिल्ड नामको अर्को डेटा डाटाको व्यक्तिगत क्षेत्र प्रविष्टि गर्न वा सम्पादन गर्नका लागि पाठ बक्स हो।
जबकि यो अनुकूल फारामहरू सिर्जना गर्न सम्भव छ , डिफल्ट फारम सिर्जना र प्रयोग गर्न सजिलो छ र प्रायः यो सबै आवश्यक छ।
डुप्लिकेट डाटा रेकर्डहरू हटाउनुहोस्
सबै डेटाबेसको साथ एक साधारण समस्या डाटा त्रुटि हो। साधारण हिज्जे गल्तीहरू वा डाटाको हराएको क्षेत्रहरू को अतिरिक्त, डेटा तालिकाको एक ठूलो चिन्ता हुन सक्छ डेटा तालिका आकारमा बढ्छ।
एक्सेलको डेटा उपकरणहरू मध्ये अर्को को यी डुप्लिकेट रेकर्डहरू हटाउन प्रयोग गर्न सकिन्छ - वा सही वा आंशिक डुप्लिकेट।
डेटा क्रमबद्ध गर्दै
क्रमबद्ध कुनै विशेष सम्पत्ति अनुसार डेटा पुन: संगठित गर्ने हो, जस्तै वर्णमाला तालिका क्रमबद्ध रूपमा अन्तिम नाम वा क्रोनिकलोजिमेन्ट भन्दा पुरानो उमेरसम्म सम्म।
एक्सेलको क्रमबद्ध विकल्पहरू एक वा बढी क्षेत्रहरू क्रमबद्ध गर्दै समावेश गर्दछ, अनुकूलन क्रमबद्ध, जस्तै मिति वा समय अनुसार, र पङ्क्तिहरू क्रमबद्ध गरेर जुन तालिकामा फिल्ड रिअर्डर गर्न सम्भव बनाउँछ।