माइक्रोसफ्टको मेल मर्ज फिचरले तपाईंलाई एकै दस्तावेजलाई ठूलो संख्याका प्रापकहरूमा मामूली परिवर्तनहरू पठाउन अनुमति दिन्छ। शब्द "मर्ज" भन्ने तथ्यबाट आएको छ कि एक दस्तावेज (उदाहरणका लागि, एक पत्र) डाटा स्रोत कागजातसँग विलय गरिएको छ, जस्तै स्प्रेडशीट ।
शब्दको मेल मर्ज फिचरले एक्सेलबाट डेटाको साथ सहज रूपमा काम गर्दछ। वर्डले तपाईंलाई पनि आफ्नै डेटा स्रोत सिर्जना गर्न अनुमति दिन्छ, यो डेटा प्रयोग गर्न विकल्पहरू सीमित छन्। यसबाहेक, यदि तपाईसँग पहिले नै तपाईंको डाटा स्प्रिेडसिटमा छ भने, यसले सबै जानकारी पुनः शब्दको स्रोत स्रोत पुनः टाइप गर्न सक्दैन।
मेल मर्जका लागि तपाईंको डेटा तयार गर्दै
सैद्धान्तिक रूपमा, तपाइँ कुनै विशेष तयारी बिना कुनै शब्द मेल मर्ज प्रकार्यमा कुनै एक्सेल कार्यपत्र प्रयोग गर्न सक्नुहुनेछ। तथापि, यो सिफारिस गरिएको छ कि तपाईंले मेल मर्ज प्रक्रिया अनुकूलन गर्न आफ्नो कार्यपट्टी तयार गर्न केही समय लाग्दछ।
यहाँ हेर्नका लागि केही दिशानिर्देशहरू छन् कि मेल मर्ज प्रक्रियालाई अझ सुचारु बनाउन मद्दत गर्नेछ।
तपाईंको स्प्रेडशिट डेटा व्यवस्थित गर्नुहोस्
स्पष्ट बताउने जोखिममा, तपाईको डाटालाई राम्ररी पङ्क्ति र स्तम्भहरूमा संगठित गर्नुपर्छ। प्रत्येक पङ्क्तिको एक एकल रेकर्डको रूपमा सोच्नुहोस् र प्रत्येक स्तम्भ एक क्षेत्रको रूपमा तपाईं आफ्नो कागजातमा सम्मिलित गर्न जाँदै हुनुहुन्छ। (यदि तपाइँ रिफ्रेसफर चाहिन्छ भने एक्सेल डाटा-प्रविष्टि ट्यूटोरियल जाँच गर्नुहोस्।)
हेडर पंक्ति सिर्जना गर्नुहोस्
पानाको लागि हेडर पङ्क्ति सिर्जना गर्नुहोस् जुन तपाईंले मेल मर्जको लागि प्रयोग गर्न चाहानुहुन्छ। हेडर पङ्क्ति एक पङ्क्ति हो जुन लेबलहरू जुन तलका कक्षहरूमा डेटा पहिचान गर्दछ। एक्सेल कहिलेकाहीँ डेटा र लेबल बीचको फरक फरक हुन सक्छ, त्यसैले बोल्ड टेक्स्ट, सेल सीमानाहरू र सेल श्रिडिङ प्रयोग गरेर यी हेराइहरू हेडर पंक्तिमा अनियमित बनाउनुहोस्। यसले सुनिश्चित गर्दछ कि एक्सेलले तपाइँको बाहिरी डेटाबाट फरक पार्दछ।
पछि जब तपाईं मुख्य दस्तावेज संग डेटा मर्ज गर्दै छन्, लेबल मर्ज फील्ड को नामहरु को रूप मा प्रकट हुनेछ, यसैले कुनै भ्रम को रूप मा कुनै डेटा को रूप मा तपाईंको दस्तावेज मा सम्मिलित नहीं हुनेछ को रूप मा। साथै, यो एक राम्रो अभ्यास हो जुन तपाईंको स्तम्भहरू लेबल गर्दछ, किनभने यसले प्रयोगकर्ता त्रुटिलाई रोक्न मद्दत गर्दछ।
एकल डेटामा सबै डेटा राख्नुहोस्
तपाईंले मेल मर्जको लागि प्रयोग गर्न चाहानु भएको डेटा एक पानामा हुनुपर्छ। यदि यो धेरै पानाहरूमा फैलिएको छ भने, तपाईंले पानाहरू मिलाउन वा धेरै मेल मर्जहरू प्रदर्शन गर्न आवश्यक पर्दछ। साथै, पानाहरू स्पष्ट रूपमा नामित छन् भनेर सुनिश्चित गर्नुहोस्, किनकि तपाइँलाई पाना चयन गर्न सक्षम हुनु आवश्यक छ तपाई यसलाई हेर्न बिना प्रयोग गर्न चाहानुहुन्छ।
मेल मर्जमा डेटा स्रोत सम्बद्ध गर्नुहोस्
मेल मर्ज प्रक्रियाको अर्को चरण तपाईंको तयार एक्सेल स्प्रिेडसिट तपाईंको Word कागजातसँग सम्बद्ध छ।
- मेल मर्ज उपकरण पट्टीमा, खुला स्रोत स्रोत बटन क्लिक गर्नुहोस्।
- डाटा स्रोत संवाद बक्स चयन गर्नुहोस्, जब सम्म तपाइँ आफ्नो एक्सेल कार्यपुस्तिका फेला पार्न नसक्नु फोल्डरहरूमा नेविगेट गर्नुहोस्। यदि तपाइँ आफ्नो एक्सेल फाईल फेला पार्न असमर्थ हुनुहुन्छ भने, "सबै डेटा स्रोतहरू" चयन गर्नुहोस् ड्रपडाउन मेनुमा "प्रकारका फाइलहरू" लेबल गरिएको मेनुमा।
- तपाईंको स्रोतमा डबल-क्लिक गर्नुहोस् एक्सेल स्रोत फाइल, वा यसलाई चयन गर्नुहोस् र खोल्नुहोस् क्लिक गर्नुहोस्।
- टेबलेट संवाद बक्स चयन गर्नुहोस्, एक्सेल पाना चयन गर्नुहोस् जुन तपाईंको कागजातसँग मर्ज गर्न चाहानु भएको डाटा समावेश गर्दछ।
- निश्चित गर्नुहोस् कि "बक्सको पहिलो पङ्क्तिमा रहेको स्तम्भ बाकस स्तम्भ हेडरहरू" जाँच गरिएको छ।
- ठीक क्लिक गर्नुहोस्।
अब त्यो डेटा स्रोत मुख्य दस्तावेज संग सम्बन्धित छ, तपाईं आफ्नो Word दस्तावेज मा पाठ र / या सम्पादन गर्न शुरू गर्न सक्छन्। तथापि, तपाईं एक्सेलमा तपाईंको डेटा स्रोतमा परिवर्तनहरू गर्न सक्नुहुन्न; यदि तपाई डेटामा परिवर्तन गर्न आवश्यक छ भने, तपाईंले एक्सेलमा डेटा स्रोत खोल्न अघि शब्दमा मुख्य कागजात बन्द गर्नुपर्छ।
तपाईंको कागजातमा मर्ज फिल्ड घुसाउन यी चरणहरू पछ्याउन सजिलो छ।
- मेल मर्ज उपकरण पट्टीमा सम्मिलित मर्ज फिल्ड बटन क्लिक गर्नुहोस् । सम्मिलित मर्ज फिल्ड संवाद बक्स देखा पर्नेछ।
- सूचीबाट सम्मिलित गर्न चाहनुभएको क्षेत्रको नाम हाइलाइट गर्नुहोस् र घुसाउनुहोस् क्लिक गर्नुहोस् ।
- बाकस खुला रहनेछ, तपाईंलाई थप क्षेत्रहरू सम्मिलित गर्न अनुमति दिन्छ। यदि तपाईंले उत्तराधिकारीमा एक भन्दा बढि क्षेत्र घुसाउनुहोस् भने, शब्द स्वचालित रूपमा तपाईंको कागजातमा फिल्डहरू बीच स्पेस थपिनेछ; तपाईंले संवाद बक्स बन्द गर्नुभन्दा पछि तपाईंले यो गर्नु पर्छ। तपाईंको कागजातमा तपाईंले डबल तीरहरू घेरिएको फिल्ड नाम देख्नुहुनेछ।
- तपाईले गरेको बेला, बन्द गर्नुहोस् क्लिक गर्नुहोस् ।
ठेगाना ब्लकहरू र अभिवादनहरू घुसाउनुहोस् - ध्यानपूर्वक प्रयोग गर्नुहोस्
माइक्रोसफ्टले भर्खरै मेल मर्ज सुविधा थप्यो जसले तपाइँलाई ब्लक ठेगानाहरू सम्मिलित गर्न र रेखाहरूलाई नमस्कार गर्न अनुमति दिन्छ। उपकरणपट्टीमा सम्बन्धित बटन क्लिक गरेर, शब्दले तपाईंलाई धेरै फिल्डमा एकै पटक घुसाउन अनुमति दिन्छ, साधारण विविधताहरूमा व्यवस्थित गर्दछ।
घुसाउनुहोस् ठेगाना ब्लक बटन बायाँमा एक हो; घुसाउनुहोस् ग्रीष्मलाइन लाइन दाँयामा छ।
त्यसोभए, जब तपाइँ कि तलको बटनमा क्लिक गर्नुहुन्छ, शब्दले संवाद बक्स प्रदर्शन गर्दछ जसले तपाईंलाई केही विकल्पहरू जुन तपाइँलाई मनपर्छ, तपाइँ कसरी व्यवस्थित गर्न चाहनुहुन्छ, कुन बिन्दु समावेश गर्न र अरूलाई समावेश गर्न चाहनुहुन्छ। जबकि यो सरल सिधा पर्याप्त लाग््छ - र यो यदि तपाईं Word मा सिर्जना डेटा स्रोत प्रयोग गर्दै हुनुहुन्छ- यदि तपाइँ एक्सेल कार्यपत्रक प्रयोग गर्दै हुनुहुन्छ भने यो भ्रमित हुन सक्छ।
यस लेखको पृष्ठ 1 मा तपाईंको कार्यपत्रमा हेडर पङ्क्ति थप्नको लागि सिफारिश गर्दा सम्झनुहोस्? खैर, यदि तपाइँले समान डेटाको लागि कुन शब्दलाई प्रयोग गर्दछ भने कुन क्षेत्रको कुनै अन्य क्षेत्र हो, शब्दले गलत तरिकाले खेल्दछ।
के यो अर्थ हो यदि तपाईं इन्टर एड्रेस ब्लक प्रयोग गर्नुहुन्छ वा नमस्कार लाइन बटन घुसाउनुहोस् , डाटा तपाईले निर्दिष्ट गर्नु भन्दा फरक आदेशमा देखा पर्न सक्छ - बस किनभने लेबल मेल खाँदैन। सौभाग्य देखि, माइक्रोसफ्टले यो प्रत्याशित गर्यो र एक मिलान फिल्ड सुविधामा बनाइयो जुन तपाइँले तपाईंको क्षेत्र नामहरूलाई ब्लकहरूमा प्रयोग गर्दछ।
म्याच फिल्डहरू प्रयोग गरेर नक्सा फिल्ड लेबलहरूमा प्रयोग गर्दै
खेल्न मिल्दैन, यी चरणहरू पालना गर्नुहोस्:
- उपकरण पट्टीमा म्याच फिल्ड बटन क्लिक गर्नुहोस्।
- म्याच फिल्ड संवाद संवाद बक्समा, तपाइँ बायाँमा शब्दको फिल्ड नामहरूको सूची देख्नुहुनेछ। बक्सको दाहिने तिर, तपाइँ ड्रपडाउन बक्सहरूको एक स्तम्भ देख्नुहुनेछ। प्रत्येक ड्रपडाउन बक्समा नाम फिल्ड हो जुन शब्द प्रत्येक अवधारणाको लागि ठेगाना ब्लक वा नमस्कार लाइन ब्लकमा प्रयोग गरिन्छ। कुनै पनि परिवर्तन गर्न, केवल ड्रपडाउन बक्स बाट फिल्ड नाम चयन गर्नुहोस्।
- एकपटक तपाईंले परिवर्तन गर्नुभएपछि, ठीक क्लिक गर्नुहोस्।
तपाईं पनि मेल फिल्ड्स संवाद बक्स ल्याउन मिल्दो फिल्ड्स बटनमा क्लिक गर्नुहोस् वा तल अवरोध ठेगाना ब्लक वा नमस्कार लाइन संवाद बक्समा क्लिक गर्नुहोस्, जब दुवै सम्बन्धित उपकरणपट्टी बटन क्लिक गर्नुहोला।
मेल मर्ज कागजातहरू हेर्दै
हामी पूर्वावलोकन गर्न र मर्ज गरिएका कागजातहरू प्रिन्ट गर्न अघि, ढाँचाको बारेमा एउटा टिप्पणी: मर्ज फिल्डहरू कागजातमा सम्मिलित गर्दा, शब्द डेटा स्रोतबाट डेटा ढाँचामा लिने छैन।
स्रोत स्प्रेडशिटबाट विशेष ढाँचा लागू गर्दै
यदि तपाईं विशेष ढाँचा जस्तै इटालिक्स, बोल्ड वा रेखांकन जस्ता अनुप्रयोगहरू लागू गर्न चाहानुहुन्छ भने तपाईंले शब्दमा त्यसो गर्नु पर्छ। यदि तपाईंले कागजातहरूसँग कागजात हेर्दै हुनुहुन्छ भने, तपाईंले क्षेत्रको दुबै पक्षहरूमा डबल तीरहरू चयन गर्नुपर्दछ जुन तपाईं ढाँचा लागू गर्न चाहानुहुन्छ। यदि तपाईंले दस्तावेजमा मर्ज गरिएको डाटा हेर्दै हुनुहुन्छ भने, केवल तपाईँले परिवर्तन गर्न चाहनुभएको पाठलाई हाइलाइट गर्नुहोस्।
याद गर्नुहोस् कि कुनै परिवर्तनले सबै विलय गरिएका सम्पूर्ण कागजातहरू लिनेछ, केवल व्यक्तिगत मात्र होइन।
विलय गरिएका कागजातहरू पूर्वावलोकन गर्दै
तपाईंको विलय गरिएका कागजातहरू पूर्वावलोकन गर्न, मेल मर्ज उपकरण पट्टीमा हेर्नुहोस् विलय गरिएको डाटा बटनमा क्लिक गर्नुहोस्। यो बटन टगल स्विचको रूपमा काम गर्दछ, त्यसैले यदि तपाईं केवल फिल्डहरू हेर्न र तिनीहरू समावेश गर्नुभएका डेटाहरू नपढ्न चाहनुहुन्छ भने, यसलाई फेरि क्लिक गर्नुहोस्।
तपाईं विलय मर्ज उपकरण पट्टीमा नेभिगेसन बटनहरू प्रयोग गरी मर्ज गरिएका दस्तावेजहरू मार्फत नेभिगेट गर्न सक्नुहुन्छ। तिनीहरू बायाँबाट दायाँबाट हो: पहिलो रेकर्ड , अघिल्लो रेकर्ड , गो र रेकर्ड , अर्को रेकर्ड , अन्तिम रेकर्ड ।
तपाईंले आफ्नो कागजात मर्ज गर्नु अघि, तपाईंले ती सबै पूर्वावलोकन गर्नु पर्दछ, वा तपाईले सबैलाई ठीकसँग मर्ज गर्न प्रमाणित गर्न सक्नुहुन्छ। विराम चिन्ह र मर्ज गरिएको डाटा वरिपरि स्पेस जस्ता कुराहरूमा विशेष ध्यान दिनुहोस्।
तपाईंको मेल मर्ज कागजात फाइनल गर्नुहोस्
जब तपाईं आफ्नो कागजात मर्ज गर्न तयार हुनुहुन्छ, तपाइँसँग दुई छनौटहरू छन्।
प्रिन्टरमा मर्ज गर्नुहोस्
पहिले प्रिन्टरमा मर्ज गर्न मिल्दछ। यदि तपाइँ यो विकल्प छान्नुहुन्छ भने, कागजातहरू कुनै पनि परिमार्जन बिना प्रिन्टरमा पठाइनेछ। तपाइँ मुद्रक उपकरण पट्टी बटनमा मर्ज क्लिक गरेर सजिलै प्रिन्टरमा मर्ज गर्न सक्नुहुन्छ।
नयाँ कागजातमा मर्ज गर्नुहोस्
यदि तपाइँलाई केहि वा सबै कागजातहरू निजीकृत गर्न आवश्यक छ (यद्यपि, निजीकृत टिप्पणीहरूको लागि डेटा स्रोतमा नोट फिल्ड थप गर्न बुद्धिमानी हुनेछ), वा छाप्नु अघि कुनै पनि अन्य परिवर्तनहरू गर्न सक्नुहुन्छ, तपाइँ तिनीहरूलाई नयाँ कागजातमा मर्ज गर्न सक्नुहुन्छ; यदि तपाइँ नयाँ कागजातमा मर्ज गर्नुहुन्छ, मेल मर्ज मुख्य दस्तावेज र डाटा स्रोत बरकरार रहनेछ, तर तपाइँसँग विलय गरिएको कागजातहरू मा एक दोस्रो फाईल हुनेछ।
यो गर्नका लागि, केवल नयाँ कागजात उपकरणपट्टी बटनमा मर्ज क्लिक गर्नुहोस्।
तपाईले कुनै पनि तरिका छनौट गर्नुभएको छ, तपाई संवाद संवादको साथ प्रस्तुत गरिनेछ जुन तपाईं शब्दलाई सबै रेकर्डहरू मर्ज गर्न, वर्तमान रेकर्ड, वा रेकर्डको दायरामा मर्ज गर्न सक्नुहुन्छ।
तपाइँको इच्छित छनोट पछि अर्को विकल्प बटन क्लिक गर्नुहोस् र त्यसपछि ठीक क्लिक गर्नुहोस्।
यदि तपाइँ एक दायरा मर्ज गर्न चाहनुहुन्छ भने, तपाईंलाई ठीक क्लिक गर्नु अघि मर्जमा समावेश गर्न चाहनुभएको रेकर्डको लागि शुरुवात नम्बर र अन्तिम नम्बर राख्न आवश्यक पर्दछ।
यदि तपाईंले दस्तावेजहरू छाप्नु भयो भने, संवाद बाकसमा आउँदछ पछि, तपाईंलाई मुद्रण संवाद बक्ससँग प्रस्तुत गरिनेछ। तपाईं कुनै पनि अन्य दस्तावेजको रूपमा जस्तै योसँग अन्तरक्रिया गर्न सक्नुहुनेछ।