01 को 08
एक्सेल डाटा प्रविष्टि अवलोकन
यो ट्यूटोरियल केहि आधारभूत DOs र DON'T को स्प्रिेडसिट कार्यक्रमहरूमा एक्सेल, Google स्प्रिेडसिटहरू, र ओपन अफिस क्यालसमा प्रवेश गर्नका लागि समावेश गर्दछ।
डेटा सही रूपमा प्रविष्टि गर्दा पहिलो पटक पछि समस्याहरू जोगिन सक्छ र एक्सेलको उपकरणहरू र सूत्रहरू र सूत्रहरू जस्ता प्रयोग गर्न सजिलो बनाउन सक्छ।
DOs र DON' टी हुन्:
- तपाईंको स्प्रिेडसिट योजना बनाउनुहोस्
- खाली डेटा वा स्तम्भ छोड्नुहोस् जब सम्बन्धित डेटा प्रविष्ट गर्नुहोला
- प्रायः सुरक्षित गर्नुहोस् र दुई स्थानमा बचत गर्नुहोस्
- नम्बरहरू स्तम्भ हेडरहरूको रूपमा प्रयोग नगर्नुहोस् र डाटासँग इकाइहरू समावेश नगर्नुहोस्
- सेल सन्दर्भहरू र नामकरण गरिएका नाम दायराहरू प्रयोग गर्नुहोस्
- सेलहरू समावेश गरिएका फारमहरू अनलक छोड्नुहोस्
- तपाईको डेटा क्रमबद्ध गर्नुहोस्
तपाईंको स्प्रिेडशीट योजना बनाउनुहोस्
जब यो एक्सेल मा डेटा प्रविष्ट गर्न को लागी, तपाईं टाइप गर्न को लागी केहि योजना बना गर्न को लागि एक राम्रो विचार हो।
जान्दछन् कि क्या कार्यपत्रका लागि प्रयोग गरिने छ, त्यस डेटामा समावेश हुनेछ, र त्यस डेटासँग के गरिनेछ कि कार्यपत्रक को अन्तिम लेआउटलाई असर गर्न सक्छ।
टाइपिङ गर्नुअघि योजना समय पछि बचत गर्न सक्दछ भने स्प्रिेडसिट पुन: संगठित गर्न को लागी यो काम गर्न को लागी अधिक कुशल र सजिलो बनाउनको लागि।
विचार गर्न बिन्दुहरू
- स्प्रिडसिटको उद्देश्य के हो?
- स्प्रिेडसिटले कति डेटा राख्छ?
- के चार्टहरू चाहिन्छ?
- स्प्रेडसिट प्रिन्ट गरिनेछ?
स्प्रेडसिटको उद्देश्य के हो?
- स्प्रिेडसिटको उद्देश्यले डेटाको स्थान निर्धारण गर्न मद्दत गर्नेछ, किनकि सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण जानकारी दृश्यात्मक र सजिलै पहुँचयोग्य हुन आवश्यक छ।
- कस्ता गणनाहरू आवश्यक छ? गणनाहरूले कुन सूत्रहरू र कार्यहरू आवश्यक पर्दछ र तिनीहरू कहाँ स्थित हुनेछन्।
कति डाटाले स्प्रिेडशिटलाई समात्नेछ?
डेटाको स्प्रिेडशिट सुरुमा हुनेछ र कसरी थप थपिने छ त्यस पछि कार्यशिष्टहरूको संख्यालाई असर पार्नेछ।
- तपाईंको डेटा धेरै धेरै फैलाउनुहोस् किनकि यसले विशिष्ट जानकारी खोज्न र गणना गर्न गाह्रो बनाउन सक्छ किन धेरै पानाहरू वा कार्यपुस्तिका स्प्यानिङ एक्सेलको प्रदर्शनलाई असर गर्न सुरु गर्न सक्छ।
- ठूला कार्यपत्रहरूको लागि , कहिलेकाहीं प्रयोगकर्ताहरूलाई जानकारी हेर्नको लागि कार्यपानाको तल स्क्रोल गर्न सट्टा स्तम्भ शीर्षकहरू भन्दा माथि महत्वपूर्ण स्तम्भ कुल प्रदर्शन गर्न उपयोगी हुन्छ।
के चार्टहरू चाहिन्छ?
यदि सबै वा डाटा को चार्ट चार्ट वा चार्ट मा प्रदर्शित हुनु पर्छ, यो जानकारी को लेआउट को प्रभावित गर्न सक्छ,
- चार्टको प्रकारमा निर्भर गर्दछ, डेटालाई फरक तरिकाले समूहबद्ध गर्न आवश्यक पर्दछ - जस्तै पाई चार्टहरूको लागि सारांश क्षेत्र रोजगारी।
- ठूला स्प्रिेडशीटहरूको लागि, चार्टहरूलाई पृष्ठहरू अलग गर्नका लागि भीडलाई कम गर्न सकिन्छ
के स्प्रेडसिट छापिएको छ?
यदि डाटा वा ल्यान्डस्केप लेआउट रोजिएको छ र पानाहरूको संख्या चाहिन्छ भने निर्भर गर्दछ कि सबै डेटा मुद्रित गरिनेछ भने कसरी डेटा व्यवस्थित गरिन्छ।
- यदि नियमित अक्षर साइज पेपर (8 1/2 एक्स 11) मा पोर्टफ्रेम दृश्य प्रयोग गरिन्छ, केहि स्तम्भहरू अन्तर्गत पङ्क्तिहरूमा धेरै डेटा राख्ने विचार गर्नुहोस्, त्यसैले सबै शीर्षकहरू एक पानामा देखिन्छन्।
- यदि बहु पानाहरू आवश्यक छ भने, डेटा स्तम्भलाई पढ्नको लागि प्रत्येक पृष्ठको शीर्षमा मुद्रण स्तम्भ हेडिंगहरू विचार गर्नुहोस्।
- यदि डाटाको धेरै स्तम्भहरूलाई मुद्रण गर्न आवश्यक छ भने, ल्यान्डस्केप लेआउट सबै शीर्षकहरू एक पृष्ठमा राख्न सक्दछ। फेरि, यदि बहु पानाहरू आवश्यक छ भने, प्रत्येक पृष्ठको शीर्षमा स्तम्भ शीर्षकहरू प्रिन्ट गर्नुहोस्।
- यदि चार्टहरू मुद्रित गरिन्छन् भने तिनीहरूलाई अलग पानामा सार्ने कार्यलाई सरल बनाउन सक्छ।
02 को 08
सम्बन्धित डेटामा खाली पङ्क्ति वा स्तम्भ छोड्नुहोस्
खाली पङ्क्तिहरू वा स्तम्भहरू डेटा तालिकाहरूमा वा डेटाको सम्बन्धित दायराहरू छोडेर यो एक्सेलका सुविधाहरू जस्तै चार्ट्स, पिभोट तालिकाहरू, र केहि प्रकार्यहरू ठीकसँग प्रयोग गर्न धेरै गाह्रो बनाउन सक्छ।
पङ्क्ति वा स्तम्भमा खाली कक्षहरू पनि समावेश गर्दछ जुन डेटा माथि छविमा देखाइएका समस्याहरू हुन सक्छ।
रिक्त रिक्त स्थानहरूको अनुपस्थितिले एक्सेलका लागि सजिलो बनाउन र दायरामा रहेका सबै सम्बन्धित डेटाहरू चयन गर्न पनि सजिलो गर्दछ यदि सुविधाहरू क्रमबद्ध गर्दै , फिल्टरिङ, वा AutoSum प्रयोग गरिन्छ।
बरु खाली खाली पङ्क्तिहरू वा स्तम्भहरू छोडेर, डेटा ब्रेक गर्न र यसलाई पढ्न सजिलो बनाउनको लागि बोल्ड वा रेखा रेखा प्रयोग गरी सीमानाहरू वा ढाँचाहरू प्रयोग गर्नुहोस्।
तपाईंको डेटा स्तम्भ-बुद्धि सम्भव हुँदा प्रविष्ट गर्नुहोस्।
- तपाइँको स्प्रिेडसिट बिदा गर्दा, तलको डेटाको साथ तालिकाको पहिलो स्तम्भको शीर्षमा वर्णनात्मक शीर्षक राख्नुहोस्।
- यदि त्यहाँ एक भन्दा बढी डेटा श्रृंखला हो, प्रत्येक डेटा श्रृंखला शीर्षमा स्तम्भहरू (बाँया देखि दायाँ) मा अन्य पछि तिनीहरूलाई एक सूची पछि।
सम्बन्धित डेटा अलग राख्नुहोस्
जबकि सम्बन्धित डेटा सँगै राख्दा एकै समयमा महत्त्वपूर्ण छ, यो डेटा को अलग पर्वतमा राख्न को लागी उपयोगी हुन सक्छ।
खाली स्तम्भहरू वा पङ्क्तिहरू अलग-अलग डेटा दायराहरू वा कार्यपत्रकमा अन्य डेटा बीचमा फेरि एक्सेलका लागि सजिलो तरिकाले पत्ता लगाएर सजिलो बनाउँदछ र डाटाको तालिकाहरू चयन गर्नुहोस्।
03 को 08
अक्सर बचत गर्नुहोस्
तपाईंको काम सुरक्षित गर्ने महत्व प्रायः बेरोजगार हुन सक्दैन - वा प्रायः भनिएको छ।
निस्सन्देह, यदि तपाइँ वेब-आधारित स्प्रेडसिट प्रयोग गर्दै हुनुहुन्छ - जस्तै Google स्प्रिेडसिट वा एक्सेल अनलाइन - त्यसपछि बचत एक मुद्दा छैन, किनभने न प्रोग्रामले विकल्प बचत गर्न तर यसको सट्टामा स्वत: बचत सुविधाको साथ काम गर्दछ।
कम्प्यूटर-आधारित प्रोग्रामहरूको लागि, दुई या तीन परिवर्तन पछि - चाहे यो डाटा थप्दै, ढाँचा परिवर्तन गर्न, वा सूत्र प्रविष्ट गर्न - कार्यपत्र सुरक्षित गर्नुहोस्।
यदि त्यो धेरै धेरै देखिन्छ, कम्तीमा हरेक दुई वा तीन मिनेट बचत गर्नुहोस्।
यद्यपि कम्प्यूटर र कम्प्यूटर सफ्टवेयरको स्थिरता पछिल्लो केहि वर्षमा धेरै सुधारिएको छ, सफ्टवेयर अझै पनि क्र्यास हुन्छ, बिजुली विफलता अझै पनि हुन्छ, र अन्य मान्छे कहिलेकाहीं तपाईंको पावर कर्डमा यात्रा गर्दछ र यसलाई पर्खालको सुकेटबाट बाहिर निकाल्छ।
र जब यो हुन्छ, डेटाको कुनै पनि मात्रा - ठूलो वा सानो - तपाईले पहिले नै गरे पछि पुन: निर्माण गर्न प्रयास गर्दा तपाईको कार्यभार बढ्छ।
एक्सेलको एक स्वत: बचत सुविधा छ, जुन सामान्यतया धेरै राम्रो काम गर्दछ, तर यसले यसमा निर्भर हुँदैन। नियमित बचतको साथ आफ्नो डेटा सुरक्षित गर्ने बानीमा पाउनुहोस्।
सुरक्षित गर्न सर्टकट
बचतलाई माउस रिबनमा घुमाउन र माउसमा क्लिक गर्न अचम्मको कार्य हुनु हुँदैन , कोबोर्ड सर्टकट संयोजन प्रयोग गरी बचतको आदतमा पाउनुहोस्:
Ctrl + S
दुई स्थानमा बचत गर्नुहोस्
बचत गर्ने अर्को पक्ष अन्डरित हुन सक्दैन तपाईंको डाटालाई दुई फरक स्थानहरूमा बचत गर्ने महत्त्व हो।
दोस्रो स्थान हो, एक बैकअप, र धेरै पटक भनिएको छ, "ब्याकअप अप बीमा जस्तो छन्: एक छ र तपाइँलाई यसको आवश्यकता पर्दैन, एक छैन र तपाईं सम्भव हुनेछ"।
उत्तम ब्याकअप एक हो जुन मूलबाट फरक भौतिक स्थानमा छ। सबै पछि, यदि फाइलको दुई प्रतिलिपिहरू छन् भने तिनीहरू के हो भने
- एउटै हार्ड ड्राइभमा विफल हुन्छ जुन?
- एउटै कम्प्युटरमा, चोरी हुन्छ।
- उस्तै भवनमा जमिनमा जलाइन्छ?
वेब आधारित ब्याकअप
फेरि, एउटा जगेडा बनाउने अपमानजनक वा समय-उपभोग कार्य छैन।
यदि सुरक्षा एक समस्या छैन - कार्यपाना तपाईंको डीभिडीको सूची हो - आफैलाई वेब मेल प्रयोग गरेर एक प्रतिलिपि इमेल गर्न ताकि एक सर्भर सम्भव छ सर्वरमा।
यदि सुरक्षा मुद्दा हो भने, वेब स्टोरेज अझै पनि एक विकल्प हो - कम्पनीको साथ जो कि चीजको प्रकार मा माहिर हुन्छ र त्यसो गर्न शुल्क शुल्क लाग्छ।
अनलाइन स्प्रिेडशिटको अवस्थामा, सायद, कार्यक्रमको मालिकहरूले आफ्नो सर्भर ब्याकअप गर्छन् - र यसमा सबै प्रयोगकर्ता डेटा समावेश गर्दछ। तर सुरक्षित हुन, फाइलको प्रतिलिपि डाउनलोड गर्नुहोस् तपाईको कम्प्युटरमा।
04 को 08
नम्बरहरू स्तम्भ हेडरहरूको रूपमा प्रयोग नगर्नुहोस् र डाटासँग इकाइहरू समावेश नगर्नुहोस्
स्तम्भहरूको शीर्षमा र पङ्क्तिको सुरुमा तपाईंको डेटा पहिचान गर्न हेडिंगहरू प्रयोग गर्नुहोस् जस्तै कि तिनीहरू अपरेसनहरू धेरै सजिलो बनाउने जस्ता छन्, तर यो 2012 - 2013, र त्यसका लागि नम्बरहरू प्रयोग नगर्नु - यसलाई गर्न।
माथिको छविमा देखाइएको रूपमा, केवल अंकहरू जो स्तम्भ र पङ्क्ति शीर्षकहरू अनियमित रूपमा गणनाहरूमा समावेश हुन सक्छ। यदि तपाइँका सूत्रहरू जस्ता कार्यहरू समावेश गर्दछ भने:
स्वचालित रूपमा डेटाको तर्कको लागि डेटाको दायरा चयन गर्नुहोस्।
सामान्यतया, त्यस्ता प्रकार्यहरू पहिला माथिको संख्यामा स्तम्भहरूको लागि हेर्छन् जहाँ तिनीहरू अवस्थित छन् र त्यसपछि संख्याहरूको पङ्क्तिको लागि बायाँतिर, र भर्खरैका नम्बरहरू जुन चयन दायरामा समावेश गरिनेछ।
पङ्क्ति शीर्षकको रूपमा प्रयोग गरिएका नम्बरहरू पनि अन्य डेटा श्रृंखलाको रूपमा गलत हुन सक्छ यदि चार्टको दायराको रूपमा चयन गरिएको छ किनकी अक्ष लेबलहरूको रूपमा।
शीर्षकको रूपमा शीर्षक कक्षमा ढाँचा संख्याहरू पाठको रूपमा वा प्रत्येक लेबल अघि बढाउने apostrophe (') - जस्तै 2012 र 2013 को रूपमा पाठ लेबलहरू सिर्जना गर्नुहोस्। Apostrophe सेलमा देखाउँदैन, तर यसले पाठ डेटामा नम्बर परिवर्तन गर्दछ।
शीर्षकहरूमा इकाइ राख्नुहोस्
नगर्नुहोस्: मुद्रा डेटाको साथ प्रत्येक सेलमा मुद्रा, तापमान, दूरी वा अन्य इकाइहरू प्रविष्ट गर्नुहोस्।
यदि तपाइँ गर्नुहुन्छ भने, त्यहाँ एक राम्रो मौका हो कि एक्सेल वा गुगल स्प्रिेडशिटले तपाईंको सबै डाटा पाठको रूपमा हेर्नेछ।
बरु, स्तम्भको शीर्षमा हेडिंग्सहरूमा एकाइहरू राख्नुहोस्, जुन, यो हुन्छ, यो सुनिश्चित गर्नेछ कि ती शीर्षकहरू कम्तिमा पाठ हुन् र माथिको छलफलमा समस्या सिर्जना गर्नेछैन।
बायाँमा पाठ, दाँयामा नम्बरहरू
बताउनको लागि द्रुत तरिका यदि तपाईसँग पाठ वा नम्बर डेटा छ भने कक्षमा संरेखण पङ्क्तिबद्धता जाँच गर्न हो। पूर्वनिर्धारित रूपमा, पाठ डाटा एक्सेल र Google स्प्रिेडसिटमा बाँयामा पङ्क्तिबद्ध गरिएको छ र नम्बर डेटा सेलमा दाँयामा पङ्क्तिबद्ध छ।
यद्यपि यो पूर्वनिर्धारित पङ्क्तिबद्धता सजिलै परिवर्तन हुन सक्छ, ढाँचा सामान्यतया लागू हुन्छ जब सबै डेटा र सूत्रहरू प्रविष्टि गरिएका छैनन् पछि, पूर्वनिर्धारित पङ्क्तिबद्धले तपाईंलाई सुचारु दिन सक्दछ जुन कार्यपत्रमा केहि चीज छ।
प्रतिशत र मुद्रा प्रतीकहरू
कार्यपत्रमा सबै डेटा प्रविष्ट गर्नको लागि उत्तम अभ्यास मात्र सादा संख्या प्रविष्ट गर्न र त्यसपछि सेललाई नम्बर प्रदर्शन गर्न ढाँचामा - र यसले प्रतिशत र मुद्रा रकम समावेश गर्दछ।
तथापि, एक्सेल र गुगल स्प्रिेडशिटहरू प्रतिशत प्रतीकहरू जुन नम्बरसँगसँगै सेलमा टाइप गरिएका हुन्छन् र दुवैले साधारण मुद्रा प्रतीकहरूलाई पनि मान्यता दिन्छ, जस्तै डलर चिन्ह ($) वा ब्रिटिश पाउन्ड प्रतीक (पाउन्ड) भने ती टाइपमा टाइप गरिएका छन् भने संख्या डेटाको साथ सेल, तर दक्षिण अफ़्रीकी रान (R) जस्ता अन्य मुद्रा चिन्हहरू, सम्भवतः पाठको रूपमा व्याख्या गरिनेछ।
सम्भावित समस्याहरू जोगाउन, माथि उल्लिखित सबै भन्दा राम्रो अभ्यासहरूको पालना गर्नुहोस् र रकम प्रविष्ट गर्नुहोस् र त्यसपछि मुद्राको लागि टाइप गर्नुहोस् मुद्राको लागि टाइप गर्नुहोस्।
05 को 08
सेल सन्दर्भहरू र नामकरण गरिएका नाम दायराहरू प्रयोग गर्नुहोस्
सेल कक्ष र नामित दायराहरू हुन सक्छ र यसलाई सूत्र र सजिलो बनाउनका लागि सूत्रहरू र एक्सटेन्सन राख्नका लागि सूत्रहरूमा प्रयोग गर्न सकिन्छ, सम्पूर्ण कार्यपत्रपत्रहरू, त्रुटिहरूबाट निस्कन र मिति सम्म सम्म।
- कक्ष सन्दर्भ स्तम्भ अक्षर र कक्षको पङ्क्ति नम्बरको संयोजन हो - जस्तै A1, B23, र W987 - र कार्यपानामा डेटाको स्थान पहिचान गर्न प्रयोग गरिन्छ।
- एक नाम दायरा वा परिभाषित नाम सेल सन्दर्भसँग समान छ जुन त्यो कार्यपत्रमा सेलहरूको कक्ष वा दायरा पहिचान गर्न प्रयोग गरिन्छ।
सूत्रमा सन्दर्भ सन्दर्भ डेटा
गणनाहरू प्रदर्शन गर्न एक्सेलमा सूत्रहरू प्रयोग गरिएका छन् - जस्तै थप वा घटाउ।
यदि वास्तविक संख्याहरू सूत्रहरूमा समावेश गरिएका छन् - जस्तै:
= 5 + 3
प्रत्येक समयमा डाटा परिवर्तन - 7 र 6 लाई भन्नुहोस्, सूत्र सम्पादन गर्न आवश्यक छ र नम्बरहरू परिवर्तन भएमा सूत्र हुन्छ:
= 7 + 6
यदि, यसको सट्टा, डेटा कार्यपत्रमा कक्षहरूमा प्रवेश गरिएको छ, कक्ष सन्दर्भहरू - दायरा नामहरू - संख्याहरूको सट्टा सूत्रमा प्रयोग गर्न सकिन्छ।
यदि 5 नम्बर सेल ए 1 र 3 सेल ए 2 मा प्रविष्ट गरिएको छ भने, सूत्र बन्छ:
= A1 + A2
डाटा अद्यावधिक गर्न, कक्ष A1 र A2 को सामग्रीहरू परिवर्तन गर्नुहोस्, तर सूत्रले समान बनाउँछ - एक्सेल स्वचालित रूपमा सूत्र परिणामहरू अद्यावधिक गर्दछ।
समय र प्रयासमा बचत बढ्दै जान्छ यदि कार्यपत्रमा अधिक जटिल सूत्रहरू हुन्छन् र यदि बहुविध सूत्रले समान डेटा सन्दर्भ गर्दछ भने डेटा मात्र एक स्थानमा परिवर्तन हुन र यो सन्दर्भमा सबै सूत्रहरू अद्यावधिक गरिनेछ।
कक्ष सन्दर्भहरू वा नाम दिइएको दायराहरू प्रयोग गर्दा तपाईंको कार्यपाना सुरक्षित गर्दछ, किनभने यसले डेटा कक्षहरू जुन पहुँचयोग्य रूपमा छोड्ने बेलामा तपाईँका आकस्मिक परिवर्तनहरूबाट सूत्रहरूको सुरक्षा गर्न अनुमति दिन्छ।
डेटामा देखाउँदै
एक्सेल र Google स्प्रिेडसिटको अर्को सुविधा हो कि उनीहरूले सेल सन्दर्भहरू वा दायरा नामहरू प्रविष्ट गर्नका लागि सूत्रहरू प्रयोग गरी सूत्रमा प्रवेश गर्न अनुमति दिन्छ - जसमा सूत्रमा सन्दर्भमा सूत्रमा प्रवेश गर्न सेलमा क्लिक गर्दछ।
बिन्दुले गलत सेल सन्दर्भमा टाइप गरेर वा दायरा नाम मिसन गर्दै गर्दा त्रुटिहरूको संभावना घटाउँदछ।
डेटा चयन गर्न नामकरण गरिएका दायराहरू प्रयोग गर्नुहोस्
सम्बन्धित डेटाको एक क्षेत्र दिईएको नामले नाम परिवर्तन गर्न वा फिल्टर गर्ने बेला डेटा चयन गर्न सजिलो बनाउन सक्छ।
यदि डाटा क्षेत्र परिवर्तनको साइज , नाम प्रबन्धक प्रयोग गरेर नामको दायरा सजिलै सम्पादन गर्न सकिन्छ ।
06 को 08
कक्षहरू अप्रत्याशित सूत्रहरू समावेश नछोड्नुहोस्
धेरै समय खर्च गर्नका लागि उनीहरूको सूत्रहरू सही र सही कक्ष सन्दर्भहरू प्रयोग गरेर, धेरै व्यक्तिहरूले अनौपचारिक वा चिन्तित परिवर्तनहरूलाई कमजोर पार्ने ती फारामहरू छोड्ने गल्ती गर्छन्।
कक्षमा डेटा कार्यपत्रमा राखेर र त्यसपछि सूत्रहरूमा त्यो डेटा सन्दर्भ गर्न अनुमति दिन्छ, कक्षहरू लाई सूत्रहरू लक गर्न अनुमति दिन्छ र यदि आवश्यक भए, पासवर्ड सुरक्षित गर्न को लागी सुरक्षित राख्नुहोस्।
एकै समयमा, डाटा समावेश भएका कक्षहरू बन्द गर्न सकिन्छ ताकि स्प्रिडसिट मिति सम्म राख्नका लागि परिवर्तनहरू सजिलै प्रविष्टि गर्न सकिन्छ।
कार्यपाना वा कार्यपुस्तिकाको सुरक्षालाई दुई-कदम प्रक्रिया हो:
- निश्चित कक्षहरू लक गरिएका छन् भनेर निश्चित गर्नुहोस्
- सुरक्षा पाना विकल्प लागू गर्नुहोस् - र यदि चाहनुहुन्छ भने, पासवर्ड थप्नुहोस्
07 को 08
तपाईको डेटा क्रमबद्ध गर्नुहोस्
तपाईंले प्रविष्ट गर्नु भएको आफ्नो डेटा क्रमबद्ध गर्नुहोस् ।
Excel वा Google स्प्रिेडशिटमा अनावश्यक डेटाको साथमा कम मात्रामा काम गर्दै सामान्यतया एक समस्या छैन, तर डेटाको संख्याको संख्याको रूपमा यो कुशलतापूर्वक काम गर्नमा कठिनाइ गर्दछ।
क्रमबद्ध डेटा बुझ्न र विश्लेषण गर्न सजिलो छ र केहि कार्यहरू र उपकरणहरू जस्तै VLOOKUP र SUBTOTAL लाई सही नतिजा फर्काउन क्रमबद्ध डेटा चाहिन्छ।
साथै, विभिन्न तरिकामा तपाइँको डेटा क्रमबद्ध गर्दै यसले यसलाई प्रवृतिहरू स्पेस गर्न सजिलो बनाउन सक्छ जुन पहिले स्पष्ट छैन।
क्रमबद्ध गरिएको डाटा चयन गर्नुहोस्
डेटा क्रमबद्ध गर्न अघि, एक्सेललाई सङ्कलन गर्न सही दायरा थाहा छ, र सामान्यतया, सम्बन्धित डेटा सम्बन्धित क्षेत्रहरूमा एक्सेल राम्रो छ - जबसम्म प्रवेश भयो,
- कुनै रिक्त पङ्क्ति वा स्तम्भहरू सम्बन्धित डेटाको क्षेत्रमा बायाँ राखेन;
- र खाली पङ्क्तिहरू र स्तम्भहरूलाई सम्बन्धित डेटाको बीचमा छोडियो।
एक्सेल पनि तयारी गर्नेछ, सही सही, यदि डेटा क्षेत्रमा फिल्ड नामहरू छन् र यो क्रम क्रमबद्ध गर्न रेकर्डबाट बहिष्कार गर्नुहोस्।
यद्यपि, एक्सेललाई क्रमबद्ध गर्न दायरा चयन गर्न अनुमति खतरनाक हुन सक्छ - खास गरी जाँच गर्न कठिन छ।
डेटा चयन गर्न नामहरू प्रयोग गर्दै
सही डाटा चयन गरिएको सुनिश्चित गर्न, क्रम सुरु गर्नु भन्दा दायरालाई हाइलाइट गर्नुहोस्।
यदि त्यही दायरा बारम्बार क्रमबद्ध गरिएको छ भने, राम्रो तरिकाले यसलाई एक नाम दिनको लागि हो।
यदि दायरा क्रमबद्ध गर्न नाम परिभाषित गरिएको छ भने, नाम बाकसमा नाम टाइप गर्नुहोस्, वा सम्बद्ध ड्रप डाउन सूचीबाट यसलाई चयन गर्नुहोस् र एक्सेल स्वचालित रूपमा कार्यपत्रकमा डेटाको सही दायरा हाइलाइट गर्नेछ।
लुकेका पङ्क्ति र स्तम्भ र क्रमबद्ध
लुकेका पङ्क्तिहरू र डेटाको स्तम्भ क्रमबद्ध गर्न सकिँदैन, त्यसैले तिनीहरूले क्रमबद्ध गर्नु अघि नमिल्ने हुन आवश्यक छ।
उदाहरणको लागि, यदि पङ्क्ति 7 लुकेको छ, र यो क्रमबद्ध गरिएको डेटाको दायरा हो, यो यसको सट्टा स्थानमा सारिनुको सट्टामा क्रम 7 को रूपमा रहनेछ।
उही डेटाको स्तम्भहरूको लागि जान्छ। पङ्क्तिहरू क्रमबद्ध गर्दा डेटाको स्तम्भहरू पुन: क्रम समावेश गर्दछ, तर यदि स्तम्भ बी क्रम भन्दा पहिले लुकेको छ भने, यो स्तम्भ बीको रुपमा रहनेछ र क्रमबद्ध दायराका अन्य स्तम्भहरूसँग पुन: क्रमबद्ध गरिँदैन।
08 को 08
सबै अंकहरू स्टोरको रूपमा नम्बर हुनुपर्दछ
मुद्दा: जाँच गर्नुहोस् कि सबै संख्याहरू संख्याको रूपमा भन्डारिएको छ। यदि परिणामहरू तपाईंले आशा गर्नुभएन भने, कलमले संख्याको रूपमा पाठको रुपमा भण्डारण गरेको संख्या समावेश हुन सक्छ। उदाहरणका लागि, केही खाता प्रणालीहरूबाट आयातित नकारात्मक संख्याहरू वा प्रमुख ("प्रेरितोप्रो") सँग प्रविष्ट गरिएको नम्बर पाठको रूपमा भण्डार गरिएको छ।
जब तपाइँ तुरुन्त AZ वा ZA बटनको साथ डेटा मिलाउनुहुन्छ, चीजहरू खराब रूखमा जान सक्छ। यदि डेटा भित्र रिक्त पङ्क्ति वा खाली स्तम्भहरू छन् भने, डाटाको अंश क्रमबद्ध हुन सक्छ, जबकि अन्य डेटा बेवास्ता गरिन्छ। तपाईंको गडबडीको कल्पना गर्नुहोस्, यदि नाम र फोन नम्बर अब मेल खाएन भने, वा अर्डरहरू गलत ग्राहकहरूमा जान्छन्!
यो नाम दिनको लागि छान्नु अघि डेटाको सही दायरा चयन गर्नु भन्दा सजिलो तरीका हो।
दोस्रो धारणाले एक्सेल प्रकारमा कस्तो असर पार्छ। यदि तपाइँसँग एकल कक्ष चयन गरिएको छ भने, एक्सेलले एक दायरा चयन गर्न चयन गर्दछ (Ctrl + Shift + 8 थिच्दै जस्तै) एक वा बढी खाली स्तम्भहरू र पङ्क्तिहरूद्वारा घिमिरे। त्यसपछि त्यसपछि चयन गरिएको दायरामा पहिलो पङ्क्तिको जाँच गर्न यो निर्धारण गर्न को लागी यदि यो हेडर जानकारी छ वा छैन।
यो जहाँ उपकरणपट्टी उपकरणहरूसँग क्रमबद्ध हुन सक्दछ - तपाईंको हेडर (तपाइँसँग एक मान्नु भनेको) एक्सेलका लागि हेडरको रूपमा पहिचान गर्न केही सख्त दिशानिर्देशहरू पूरा गर्न अनिवार्य छ। उदाहरणको लागि, यदि हेडर पङ्क्तिमा कुनै खाली कक्षहरू छन् भने, एक्सेलले सोच्न सक्छ कि यो हेडर होइन। त्यस्तै गरी, यदि हेडर पङ्क्ति ढाँचा डेटा दायराको अन्य पङ्क्तिहरू जस्तै ढाँचामा छ, त्यसपछि यसले यसलाई पहिचान गर्न सक्दैन। साथै, यदि तपाईंको डाटा तालिकामा पूर्ण रूपमा टेक्स्ट हुन्छ र तपाईंको हेडर पङ्क्तिमा केहि पाठ मात्र होइन, एक्सेल हुनेछ - वास्तवमा सबै समय-हेडर पङ्क्ति पहिचान गर्न असफल। (पङ्क्तिले जस्तै एक मात्र डाटा पङ्क्ति एक्सेलको जस्तो देखिन्छ।)
केवल दायरा चयन गरिसकेपछि र हेडर पङ्क्ति हो भने एक्सेलले वास्तविक क्रमबद्ध गर्नेछ। परिणामसँग तपाईं कसरी खुसी हुनुहुन्छ भन्ने कुरामा निर्भर गर्दछ कि एक्सेल दुवै दायरा छनौट र हेडर पङ्क्ति दृष्टिकरण दायाँ छ कि छैन। उदाहरणका लागि, यदि एक्सेलले तपाईंलाई हेडर पङ्क्ति छैन भन्ने लाग्छ, र तपाइँ गर्छौं, त्यसपछि तपाईंको हेडर डेटाको शरीरमा क्रमबद्ध छ; यो प्राय: खराब कुरा हो।
तपाईंको डेटा दायरा सही रूपमा मान्यता प्राप्त गर्न निश्चित गर्न, के लागि Excel चयन गर्न को लागी Ctrl + Shift + 8 सर्टकट प्रयोग गर्नुहोस्; यो के क्रमबद्ध गरिनेछ। यदि यसले तपाइँका अपेक्षाहरू मेल खाँदैन भने, तपाइँले तपाईको तालिकामा डेटाको वर्ण परिमार्जन गर्न आवश्यक छ, वा तपाइँलाई क्रमबद्ध संवाद बाकस प्रयोग गर्नु भन्दा डेटा दायरा चयन गर्न आवश्यक छ।
तपाईंको शीर्षक सही रूपमा पहिचान गरिएको सुनिश्चित गर्न, डेटा दायरा चयन गर्न Ctrl + Shift + 8 सर्टकट प्रयोग गर्नुहोस्, त्यसपछि पहिलो पङ्क्तिमा हेर्नुहोस्। यदि तपाईंको हेडरमा पहिलो पङ्क्तिमा चयन गरिएका छनोटहरू बीचको खाली कक्षहरू वा पहिलो पङ्क्ति जस्तै दोस्रो पङ्क्ति जस्तै ढाँचामा छ, वा तपाईँसँग एकभन्दा हेडर पङ्क्ति चयन गरिएको छ भने, एक्सेलले तपाईंलाई कुनै हेडर पङ्क्ति छैन। यो सच्याउन, तपाईंको हेडर पङ्क्तिमा परिवर्तनहरू बनाउन निश्चित गर्नुहोस् कि यो एक्सेल द्वारा ठीकसँग पहिचान गरिएको छ।
अन्तमा, सबै शर्तहरू बन्द हुन सक्दछ यदि तपाईंको डेटा तालिका बहु-पङ्क्ति हेडरहरूको प्रयोग गर्दछ। एक्सेलले उनीहरूलाई पहिचान गर्न कठिन समय छ। तपाईँले यो हेडरमा रिक्त पङ्क्तिहरू समावेश गर्न अपेक्षा गर्दा समस्यालाई कम्पाउन्ड गर्नुहुन्छ; यो केवल स्वचालित रूपमा यो गर्न सक्दैन। तथापि, तपाईले क्रमबद्ध गर्नु अघि सबै पङ्क्तिहरू क्रमबद्ध गर्न सक्नुहुनेछ। अन्य शब्दहरूमा, निर्दिष्ट गर्नुहोस् कि तपाइँ Excel लाई क्रमबद्ध गर्न चाहनुहुन्छ; एक्सेलले तपाईंको लागि धारणाहरू बनाउदैन।
पाठ र टाइम्स पाठको रूपमा भण्डारण गरियो
यदि मिति अनुसार क्रमबद्ध गर्ने परिणामहरू नतिजाको रूपमा नपराउनुहोस्, क्रमबद्ध कुञ्जी समावेश गरिएको स्तम्भको डेटाले डेटाको रूपमा भण्डारण मितिहरू वा समय समावेश गर्दछ जुन संख्याहरू (मितिहरू र समयहरू मात्र ढाँचाबद्ध गरिएका डेटा डेटा हुन्)।
माथि चित्र मा, ए। पीटरसन को लागि रेकर्ड सूची को तल मा समाप्त भयो, जब उधार तारीख को आधार मा - 5 नोभेम्बर 2014 -, रेकर्ड ए। को लागि रेकर्ड माथि माथि राखिएको हुनुपर्छ, जो पनि 5 नोभेम्बरको उधार मिति छ।
अप्रत्याशित परिणामहरूको कारण यो हो कि ए पीटरसनको लागि उधार मिति एक नम्बरको रूपमा पाठको रुपमा भण्डारण गरिएको छ।
मिश्रित डाटा र द्रुत प्रकारहरू।
जब पाठ र संख्या डेटा सहित रेकर्डको द्रुत प्रकारको विधि प्रयोग गरी सँग मिल्दो हुन्छ, एक्सेल ले संख्या र पाठ डेटा अलग-अलग गर्दछ - क्रमबद्ध सूचीको तलको पाठ डेटासँग रेकर्ड राख्दछ।
एक्सेलले क्रमबद्ध परिणामहरूमा स्तम्भ शीर्षकहरू पनि समावेश गर्न सक्छ - उनीहरूको डाटा तालिकाको लागि फिल्ड नामको रूपमा मात्र पाठ डेटाको अर्को पङ्क्तिको रूपमा व्याख्या गर्न सक्छ।
चेतावनीबद्ध गर्नुहोस् - क्रमबद्ध संवाद बाकस
माथि चित्रमा देखाईएको छ भने, यदि क्रमबद्ध संवाद बाकस प्रयोग गरिन्छ, यहाँ पनि एक स्तम्भमा टाइप गर्नका लागि, एक्सेलले तपाईंलाई सन्देश चेतावनी दिन्छ जुन यसले पाठको रुपमा भण्डारण गरिएको डेटाको सामना गरेको छ र तपाईले यो विकल्प दिन्छ:
कुनै पनि चीज क्रमबद्ध गर्नुहोस् जुन नम्बरको रूपमा देखिन्छ
नम्बरहरू क्रमबद्ध गर्नुहोस् र पाठलाई अलग रूपमा भण्डारण गरिएको
यदि तपाइँ पहिलो विकल्प छान्नुहुन्छ भने, एक्सेल पाठ डेटा सही परिणाममा क्रमबद्ध परिणामको खोजी गर्ने प्रयास गर्नेछ।
दोस्रो विकल्प छनौट गर्नुहोस् र एक्सेलले क्रमबद्ध परिणामहरूको तलबाट पाठ डेटा समावेश गर्नेछ - जस्तै कि यसले छिटो प्रकारसँग गर्दछ।